Was sollte ein Lastenheft enthalten?

Das Erstellen eines Lastenheftes ist eines der wichtigsten Schritte, bevor eine ERP-Software eingeführt werden kann. Es stellt eine grobe Planung des Projektes dar und beschreibt das Projektkonzept und die damit verbundenen Anforderungen an die ERP Software. Damit stellt sie eine Basis für die Auswahl eines geeigneten Anbieters und die Implementierung einer Lösung dar. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Lastenheft erstellen und wie der Lastenheft Aufbau für eine mögliche ERP Software aussieht.

Lastenheft Definition

Ein Lastenheft ist eine Beschreibung der Anforderungen des Auftraggebers an die zu erbringenden Leistungen in einem Projekt. Es stellt die Grundlage für die Einholung von Angeboten dar. Hier stellt das Lastenheft die Anforderungen an eine ERP Software dar.

Pflichtenheft Definition

Das Pflichtenheft ist ein vom Auftragnehmer erstellter Projektplan, mit dem die Anforderungen des Lastenheftes zu erfüllen sind. Eine Übereinstimmung des Lasten- und Pflichtenheftes ist wesentlicher Bestandteil für eine erfolgreiche Entwicklung des Projektes. Das Pflichtenheft beinhaltet die Beschreibung der Anforderungen, die Einteilung von Aufgaben an die Mitarbeiter, der Prüfung der erfüllten Voraussetzungen, und die Abgrenzung des Zeitraumes für die Umsetzung des gesamten Projektes.

Lastenheft erstellen

Der Lastenheft Aufbau ist im Allgemeinen nicht vorgegeben und ist den Wünschen und Bedürfnissen des Unternehmens anpassbar. Die Bedingung ist hierfür, dass der richtige Detaillierungsgrad angewendet wird. Aus der Definition Ihrer Ziele sollten konkrete Anforderungen ableitbar sein. Aus diesen Anforderungen lässt sich anschließend ein Lastenheft erstellen. Die Herausforderung hierbei ist, in den Informationen einen ausreichenden Detaillierungsgrad zu verschaffen. Eine ungenaue Beschreibung führt zu einer Verlangsamung des Projektablaufs, da viele Rückfragen und Missverständnisse entstehen können. Andererseits sollte das Lastenheft nicht umfassend formuliert werden, da eventuell nicht alle Anforderungen mit gegebenem Aufwand realisiert werden können. Die richtige Balance ist in diesem Fall sehr wichtig. Prozesse und Anforderungen sollten so beschrieben worden sein, dass Außenstehende, die nicht vom Fach sind, sie leicht verstehen können. Halten Sie sich nicht zu lange mit Details auf und verzichten Sie auf unrealistische Anforderungen bzw. Funktionalitäten. Die Standardanforderungen an die Software, die in jedem Unternehmen üblich sind, werden nur kurz beschrieben.

Beschreibung des Unternehmens

In diesem Teil werden alle bekannten Informationen über ein Unternehmen beschrieben. Welches Problem löst das Unternehmen? Welchen Mehrwert liefert das Unternehmen? Was sind die Ziele des Unternehmens?

Definition der angebotenen Produkte und Dienstleistungen

In diesem Abschnitt legen Sie genau fest, welche Produkte und Dienstleistungen Sie anbieten bzw. nicht anbieten. Welche Leistungen sind in Ihrem Angebot inbegriffen? Was kann der Kunde von Ihnen erwarten, wenn er bei Ihnen bestellt?

Die Unique Selling Proposition

Die Unique Selling Proposition ist das wesentliche Verkaufsmerkmal, das Sie von Ihrer Konkurrenz unterscheidet. Wie unterscheidet sich Ihr Produkt von der Konkurrenz? Die Unique Selling Proposition dient dazu, potenzielle Kunden von Ihrem Produkt zu überzeugen. Sobald Sie Kunden überzeugt haben und zufriedenstellen konnten, bleiben diese Kunden bei Ihnen. Schließlich können die Kunden das besondere Merkmal nicht in Ihrer Konkurrenz finden, und haben damit keine andere Wahl, als das Produkt bei Ihnen zu kaufen. Dieses Merkmal sollte möglichst genau beschrieben werden. Dazu kann die Wirtschaftlichkeit, die besondere Orientierung an der Zielgruppe oder z. B. die Qualität oder der Preis sein.

Darstellung der aktuellen IT-Landschaft

Die IT-Landschaft zeigt die Rahmenbedingungen der IT auf. Sie beschreibt damit den Zusammenhang zwischen der Leistungsfähigkeit und der technologischen Entwicklung bzw. aller verfügbaren Komponenten. Bei der Darstellung der aktuellen IT-Landschaft gewinnen Sie einen groben Überblick über das Unternehmen.

Der nächste Schritt stellt die prozessorientierte Beschreibung funktionaler Anforderungen dar. Diese unterscheiden sich von Produkt zu Produkt in ihren unterschiedlichen Funktionen.

Des Weiteren ist die Terminplanung wichtig, um das Projekt zeitlich abstimmen zu können bzw. sicherzustellen, dass das Projekt rechtzeitig abgeliefert werden kann. Die Auflistung der Ansprechpartner für unterschiedliche Tätigkeitsbereiche spart Zeit und Kosten in der Projektorganisation.

Die Zusammenstellung eines Lastenheftes hilft Ihnen einen geeigneten Anbieter auszuwählen und stellt damit die Grundlage für eine ERP Software dar. Wichtig ist, die Berücksichtigung der eigenen Unternehmensziele und Strategien. Eine enge Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen erlaubt einen reibungslosen Ablauf und damit verbunden die Schonung von Kosten bzw. die Verhinderung des Projektfehlschlags. Optimalerweise ist das Lastenheft prozessorientiert, strukturiert, lösungsneutral und mit einem angemessenen Detaillierungsgrad erstellt.