Virtuelle Assistenz – Zeitraubende Aufgaben via Fernarbeit delegieren

Im Unternehmensalltag stehen täglich Aufgaben an, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Auf solche zeitraubenden Routineaufgaben entfällt viel Zeit. Das Geschäft kann nur wachsen und erfolgreich werden, wenn man sich auf die Tätigkeiten konzentriert, die den Umsatz steigern.

Sie wollen das Business ankurbeln – noch mehr arbeiten ist allerdings nicht möglich? Einen Ausweg aus diesem unternehmerischen Dilemma bietet die „virtuelle Assistenz“.

Das Konzept „virtuelle Assistenz“

Aufwändige Aufgaben abzugeben und damit den eigenen Arbeitsalltag zu „entschlacken“, ist kein neues Konzept. Im Jahr 2007 ist der Bestseller „The 4-Hour Workweek“ (Die 4-Stunden-Woche), von Timothy Ferris, erschienen. Er hat dafür gesorgt, dass in Unternehmen weltweit ein Umdenken stattgefunden hat.

Das Prinzip hinter der „4-Stunden-Woche“: Aufwändige Aufgaben, die nicht zwingend persönlich erledigt werden müssen, werden an externe Dienstleister delegiert. Diese werden als virtuelle Assistenten („virtuelle Assistentin“ in der weiblichen Form) oder als „virtuelle persönliche Assistenten“, kurz „VPA“, bezeichnet.
Durch die Delegation der Aufgaben entstehen neue Zeitfenster für Kerntätigkeiten, die zur Steigerung des Umsatzes beitragen.

Virtuelle Assistenten boten ihre Dienstleistungen, in den vergangenen Jahren, vornehmlich aus nicht-deutschsprachigen Ländern, an. In der Zwischenzeit hat sich das Konzept der virtuellen Assistenz hierzulande etabliert. Auf dem deutschsprachigen Markt gibt es eine Vielzahl entsprechender Dienstleister.

Die Vorteile eines virtuellen Assistenten

1. Vorteil: Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Ein virtueller Assistent bzw. eine virtuelle Assistentin kann für einen Auftraggeber alle Aufgaben übernehmen, die nicht zwingend persönlich erledigt werden müssen. Grundsätzlich lassen sich alle Tätigkeiten, bei denen die Zusammenarbeit per Fernarbeit und über moderne Kommunikationsmittel gangbar ist, delegieren.

Zu den möglichen Fernarbeiten eines virtuellen Assistenten gehören zum Beispiel:

• Büromanagement-Aufgaben (z.B. Buchen von Geschäftsreisen, Beantworten von E-Mails, Vor- und Nachbereitung von Präsentations- und Schulungsunterlagen, Eventorganisation, Übersetzungen, Lektorat, etc.)
• Tätigkeiten aus dem Backoffice (z.B. Korrespondenzen, Erstellung von Dokumenten, Formatierungsarbeiten, Vorbereitung der Finanzbuchhaltung, etc.)
• Marketing-Aufgaben (z.B. Pflege der Website und des Blogs, E-Mail-Marketing, Social Media Marketing, Suchmaschinenoptimierung, Suchmaschinenmarketing, Webinare und Kurse vorbereiten, etc.)
• Front-Desk-Aufgaben (z. B. Telefonberatung, Live-Chat-Beratung, etc.)
• Vertriebsaufgaben (z. B. Kundenakquise, Aufbau des Vertriebs, etc.)
• Designaufgaben (Erstellung von Videos und Grafiken, Design von Imagebroschüren, Visitenkarten, Flyern, etc.)

2. Vorteil: Effizienteres Arbeiten und Entlastung auf Abruf

Werden Tätigkeiten an die virtuelle Assistenz delegiert, haben die Mitarbeiter des Unternehmens mehr Zeit für Kerntätigkeiten, die sich umsatzsteigernd auswirken.
Vor allem Start-Ups und kleine Unternehmen, in denen der Geschäftsführer persönlich die meisten Tätigkeiten übernimmt, profitieren von einer Entlastung.

Aufgaben an die virtuelle Assistenz zu delegieren bedeutet: Mehr Freiraum für neue Wege, mehr Zeit für umsatzsteigernde Tätigkeiten, weniger Stress und Freizeitgewinn.

Virtuelle Assistenten stehen zuverlässig und auf Abruf für die Fernarbeit bereit – auf Basis eines zuvor definierten Stundenlohns. 

3. Vorteil: Kosteneffizienz und Kostentransparenz

Vor allem Unternehmen, in denen wenig Liquidität zur Verfügung steht um Personal einzustellen, profitieren von der virtuellen Assistenz via Fernarbeit:

• Es entstehen keine Kosten für die Personalrekrutierung
• Es gibt keine arbeitsrechtlichen Formalitäten.
• Das Risiko von Fehlbesetzungen ist gering.
• Es entstehen keine Lohnnebenkosten, die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall entfällt.
• Die Schonung der Liquidität ist vor allem für Existenzgründer und kleine Unternehmen von Bedeutung.

Arbeiten an die virtuelle Assistenz delegieren – Der Einstieg

Bevor eine Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz zu Stande kommt ist es wichtig zu eruieren, welche Aufgaben überhaupt ausgelagert werden können.

Im ersten Schritt gilt es, sich einen Überblick über sämtliche anfallenden Routine-Tätigkeiten zu schaffen. Hierbei helfen die folgenden Fragestellungen:

1. Welche regelmäßig anfallenden Aufgaben halten von Tätigkeiten ab, die nicht zum Kerngeschäft gehören?
2. Welche dieser Tätigkeiten müssen nicht zwingend persönlich erledigt werden?
3. Welche Aufgaben können von einem virtuellen Assistenten via Fernarbeit (über E-Mail, Computer, Internet oder Telefon) erledigt werden?

Sind diese Aufgaben klar definiert, ist der Grundstein für die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten bzw. einer virtuellen Assistentin gelegt.

Im zweiten Schritt beginnt die Suche nach einem entsprechenden Dienstleister.

Wie findet man eine virtuelle Assistenz?

Anbieter für virtuelle Assistenten finden sich im Internet wie Sand am Meer. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um einen passenden virtuellen Assistenten zu finden – zum Beispiel über Agenturen, Freelancer-Portale oder Facebook-Gruppen.

1. Agenturen für virtuelle Assistenten

Im Netz gibt es zahlreiche Agenturen, die sich auf die Vermittlung von VPAs spezialisiert haben.

Die Agenturen sorgen für eine unkomplizierte Zusammenarbeit, indem entsprechende Aufträge „intern“ direkt an passende und qualifizierte VPAs delegiert werden. Der Auftraggeber erhält die Ergebnisse über das Portal zurück.

Ein großer Vorteil ist, dass die Aufträge in jedem Fall zeitgerecht erledigt werden – dafür trägt die Agentur Sorge. Wird ein VPA krank, wird die Aufgabe intern weiterdelegiert.

Zu den derzeit erfolgreichsten Anbietern zur Vermittlung von VPAs gehören:

My-vpa

Der deutschsprachige Marktführer für virtuelle Assistenz ist my-vpa.com. My-vpa bietet Leistungen, wie Marketing, Design, Front-Desk, Backoffice und vieles mehr an.

Strandschicht

Auf strandschicht.de lassen sich vor allem Aufgaben aus den Bereichen Datenpflege und -verwaltung outsourcen.

eAssistentin

Die Agentur eassistentin.de bietet virtuelle Assistenz in den Bereichen Recherche, Büroarbeit, Websitepflege, Networking, Kundenbetreuung, Datenverarbeitung, Webentwicklung und Organisation.

2. VPAs über Jobportale für Freelancer finden

Viele virtuelle Assistenten arbeiten nebenberuflich als Freelancer. Ihre Tätigkeiten bieten sie in speziellen Jobportalen für Freelancer an.

Abhängig davon, in welchem Bereich der Auftraggeber Unterstützung sucht, stehen unterschiedliche Freelancer-Portale zur Auswahl, zum Beispiel:

• In der seojobboerse.de können Freelancer aus dem Bereichen SEO rekrutiert werden.
• Die texterjobboerse.de ist Anlaufstelle für alle, die Freelancer für Texter- und Lektorats-Aufgaben suchen.
• Auf twago.com finden Auftraggeber Freelancer aus den Bereichen Webentwicklung, Design, Content und Onlinemarketing.
• Auf dem Portal freelancer.de lassen sich fachkundige Freelancer für alle Unternehmensbereiche finden.

3. Virtuelle Assistenten über Facebook finden

Auf Facebook gibt es eine Vielzahl an Gruppen, in denen Auftraggeber VPAs finden können.

Es gibt Gruppen, die auf spezielle Themenbereiche spezialisiert sind und Gruppen, in denen Freelancer ihre Tätigkeiten aus den unterschiedlichsten Bereichen anbieten.

Dazu gehören unter anderem:

• Virtuelle Assistenten suchen und finden (https://www.facebook.com/groups/vafinden/)
• Freelance Jobs Deutschland (https://www.facebook.com/groups/CONNECTMENOW/)
• LetsSeeWhatWorks (https://www.facebook.com/groups/1414920442123533/)

Was kosten die Leistungen eines virtuellen Assistenten?

Wird eine Agentur, wie Strandschicht, My-vpa oder eAssistentin beauftragt, erfolgt die Buchung der Leistung über Stunden-Pakete. Die angebotenen Pakete werden in der Regel günstiger, desto mehr Stunden gebucht werden.

Freelancer, die ihre Leistungen in Portalen anbieten, agieren selbstständig als virtuelle Assistenten. Das heißt, eine Gewerbeanmeldung liegt vor. Freelancer bieten üblicherweise keine starren Pakete an und verlangen keine monatlichen Mindestumsätze. Gezahlt wird für die Leistungen, die in Anspruch genommen werden.

Der Stundensatz wird, vor Beginn der Tätigkeit, mit dem Auftraggeber ausgehandelt. Der Stundenlohn kann, in Abhängigkeit von Art und Umfang der delegierten Tätigkeiten, variieren.
Der marktübliche Stundensatz liegt zwischen 20 Euro netto (z. B. für einfache Recherche- und Office-Tätigkeiten) und bis zu 75 Euro netto (z. B. für Webentwicklungs-Leistungen). 

Nach Beendigung der aufgetragenen Tätigkeiten stellt der Freelancer dem Auftraggeber eine Rechnung aus. Durch die Abrechnung pro Stunde werden die Kosten für den Auftraggeber planbar.

VPA: Die Auswahl eines geeigneten Freelancers

Während die genannten Agenturen die Auswahl eines passenden virtuellen Assistenten übernehmen, obliegt die Auswahl in Portalen und Facebook-Gruppen dem Auftraggeber.

Grundsätzlich gilt: In Jobportalen und Facebook-Gruppen können Auftraggeber die Job-Angebote von Anbietern durchstöbern. Eine andere Möglichkeit besteht darin ein Gesuch aufzugeben, auf welches sich virtuelle Assistenten bewerben können.

Es ist empfehlenswert vor der eigentlichen Suche die Qualifikationen, Kriterien und Erwartungen auszuarbeiten, über welche der virtuelle Assistent verfügen sollte. Auf diese Weise gestaltet sich die Suche nach einem virtuellen Assistenten effizient. Das oberste Ziel besteht darin, dass dieser die gewünschten Tätigkeiten zur vollsten Zufriedenheit des Auftraggebers erfüllt. 

1. Persönliche Qualifikationen

In einem telefonischen Erstgespräch lassen sich die persönlichen Qualifikationen des Freelancers feststellen.

Eine ergebnisorientierte und selbstständige Arbeitsweise, eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein kompetentes Auftreten im Erstgespräch sind Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Die Begierde sich an bislang unbekannte Aufgaben zu wagen ist genauso wichtig, wie Engagement und Motivation und Eigeninitiative.

2. Fachliche Qualifikationen

Damit ein als Freelancer tätiger VPA die zu delegierenden Aufgaben kompetent umsetzen kann, sollten entsprechende fachliche Qualifikationen vorhanden sein.

Das Beherrschen von gängigen Office-Anwendungen und relevanter Spezialsoftware (z. B. Grafik- und Videoschnittprogrammen, Buchhaltungssoftware, etc.) sind, als Arbeitswerkzeuge, essentiell.

Vorausgegangene praktische Erfahrungen sind, als Referenzen, ebenfalls ein wichtiger Anhaltspunkt für den Auftraggeber. Sie zeigen, dass der virtuelle Assistent die nötige Erfahrung mitbringt und für die geforderten Tätigkeiten geeignet ist.

3. Transparentes Arbeiten

Wer Aufgaben auslagert sollte zu jeder Zeit die Möglichkeit haben, sich bei dem VPA zu informieren,

• welche Tools der VPA zur Umsetzung nutzt,
• wie weit der Bearbeitungsstatus fortgeschritten ist,
• wann mit dem Endergebnis zu rechnen ist.

Der virtuelle Assistent sollte zu jeder Zeit seine Arbeitsweise transparent offenlegen können und für den Auftraggeber erreichbar sein.

Fazit: Die Inanspruchnahme von Fernarbeit lohnt sich

Wer sich dazu entscheidet zeitraubende Routineaufgaben an virtuelle Assistenten abzugeben, hat mehr Kapazität für das Kerngeschäft.

Einen virtuellen Assistenten zu beschäftigen kann entscheidend dazu beitragen, sich eine große Last von den Schultern zu nehmen. Wird die eingesparte Zeit effektiv in umsatzsteigernde Tätigkeiten investiert, lässt sich der Stundenlohn für die virtuelle Assistenz schnell reinholen.

Unternehmen jeder Größe profitieren von der Inanspruchnahme eines virtuellen Assistenten. Wer die positive Erfahrung gemacht hat zeitraubende Routineaufgaben erfolgreich zu delegieren, wird sie nicht mehr missen wollen.