Tipps und Tricks für deutlich weniger Sicherheit im Rechnungswesen

Unsicher ist es, wenn man eine alte Software nutzt oder vielleicht gar keine Software verwendet. Wichtige Prozesse und Daten werden also von Hand in einem Büchlein erledigt. Wenn der Bekannte des Bruders des Geschäftsführers die Buchhaltung nebenher macht und das am besten nach seinem Vollzeitjob abends zu Hause ohne viel Mühe und Konzentration, ist das ebenso ein Problem. Es ist auch unsicher, wenn man seinen PC noch mit Windows XP betreibt oder Dateien auf alten fehleranfälligen Datenträgern speichert. Zu guter Letzt: Mitarbeiter ohne Kenntnisse über die verwendeten Programme stellen ein sehr großes Sicherheitsrisiko dar.

Tipp Nr. 1: Ein veraltetes Betriebssystem und fehlende Updates

Ein guter Tipp für weniger Sicherheit ist ein altes Betriebssystem, für das es schon lange keine Updates mehr gibt. Der ganze Betrieb wird dadurch nicht nur komplett aufgehalten, man kann sich auch sehr leicht Viren und Malware einfangen. Schädliche Dateianhänge in E-Mails können sich auf diesem Wege ebenso wunderbar und ganz von selbst auf dem System ausbreiten, auf andere PCs überspringen und den kompletten Betrieb lahmlegen.

Tipp Nr. 2: Alte Hardware

Ebenso schädlich für einen guten Ablauf im Rechnungswesen ist eine alte Hardware. PCs, die noch Diskettenlaufwerke haben und mehrere Minuten zum Hochfahren brauchen, sind hier die erste Wahl. Das senkt die Motivation und die Produktivität auf ein Minimum und ist zudem gut für eine mangelnde Sicherheit.

Tipp Nr. 3: Mitarbeiter ohne Know-How

Ein Unternehmen steht und fällt mit den Mitarbeitern. Haben diese nun absolut keine Ahnung von der IT-Sicherheit, ist viel erreicht. Ebenso ist es schön nostalgisch, wenn man sich der Zukunft verschließt und die Digitalisierung ablehnt.

Eine kleine Checkliste für weniger Sicherheit:

• Ein altes Betriebssystem nutzen
• Keine Updates durchführen
• Mitarbeiter unwissend halten
• Keine Digitalisierung unterstützen

Spaß bei Seite – Sicherheit stärken

Natürlich sollte man diese Tipps beherzigen, aber umkehren. Was hier lustig und ironisch dargestellt ist, hat einen ernsten Hintergrund: Alte Systeme, mangelnde Mitarbeiterschulungen und fehlende Updates sind die schlimmsten Feinde in der IT-Sicherheit. Leider ist noch nicht in allen Unternehmen die Wichtigkeit dieser Faktoren bekannt, weswegen man sich damit näher befassen sollte.

Wichtige Faktoren

Neben Virenschutz, Systemupdates und moderner Hardware ist der Faktor Mensch ein nicht zu unterschätzender. Die Zielgruppenrelevanz bei Software sollte man zudem nicht außer Acht lassen. Vieles kann man sicherlich auch in Excel erledigen, spezielle Funktionen sind für einen funktionierenden Betrieb aber unbedingt notwendig.

Auch speziell für die Buchhaltung gibt es moderne Programme, die regelmäßige Updates bekommen. Hierbei geht es dann zum einen um Anpassungen und Änderungen wie zum Beispiel:

• Mehrwertsteueränderungen
• Anpassungen im Mindestlohngesetz
• Weitere Steueranpassungen

Zum anderen ist es bei einer Software wichtig, dass die Bedürfnisse und Besonderheiten von Unternehmen berücksichtigt werden. Das erhöht nicht nur die Effizienz, sondern erleichtert dem Rechnungswesen eine Menge Arbeit. Was der Buchalter im Einzelfall beachten muss, hängt stark von der Unternehmensgröße und der Unternehmensform ab. Eine große AG oder eine mittelständische GmbH haben ganz andere Anforderungen, als dass bei einem Kleinunternehmer der Fall ist. Hier ist alleine schon ein Unterschied in der Umsatzsteuer festzustellen. Denn Kleinunternehmer müssen die Umsatzsteuer nicht auf Rechnungen ausweisen und haben auch keine Umsatzsteuervoranmeldung durchzuführen.

Menschliche Unwissenheit, Fehler und ein Notfallplan

Der bereits angesprochene Faktor Mensch ist am Ende die ausführende Kraft. Die beste Hard- und Software hilft nichts, wenn der Nutzer keine Ahnung von den Systemen hat, die er bedienen soll. Regelmäßige Schulungen zur Bedienung und Updates sind unabdingbar.

12 % der Befragten sind zudem der Meinung, dass Unternehmen einen IT-Notfallplan haben sollten. Solche Pläne beziehen sich einerseits auf Hacker und Angriffe von Außen, aber auch Fehler, die intern passieren können.

• Was tun, wenn ein Mitarbeiter etwas Wichtiges löscht?
• Wie verhält man sich bei einem Stromausfall?
• Was tun, wenn wichtige Systeme den Dienst einstellen?

Das sind nur ein paar wenige Fragen in diesem Zusammenhang. Zuständige Fachleute sollten sich bei Zeiten überlegen, was man in dem entsprechenden Fall tun muss. Regelmäßige Backups oder Wiederherstellungsoptionen in den einzelnen Systemen können hier Gold wert sein. Ein durchdachtes Konzept und ein Notfallhandbuch sind zentrale Erfolgsfaktoren für die komplette IT in einem Unternehmen.

Jenseits der hauseigenen IT – Das Internet

Ein wachsamer Umgang mit dem Internet ist für Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen zentral. Die wichtigsten Punkte finden sich in einer übersichtlichen Grafik von bitkom.org. Bei E-Mails sollten Mitarbeiter stets zuerst die Herkunft prüfen, bevor sie auf einen Link oder Anhang klicken. Hier verstecken sich nach wie vor sehr viele Viren und Malware.

Quelle: https://www.bitkom.org/Themen/Datenschutz-Sicherheit/Sicherheit/6-Tipps-fuer-die-IT-Sicherheit

Nachhaltig sicher

Beherzigt man diese Tipps und achtet bei der Auswahl von Software auf die Zielgruppenrelevanz, steht einem reibungslosen und sicheren Ablauf im Unternehmen wenig im Weg. Regelmäßige Schulungen, Updates und gesunder Menschenverstand bewirken viel. Zusätzlich sollte man einen IT-Notfallplan in der Hinterhand haben. So können alle Buchungen und Abrechnungen in der Buchhaltung erfolgreich durchgeführt werden. Dass diese Abteilung fehlerfrei abläuft, ist für den Unternehmenserfolg (egal ob Kleinunternehmer oder milliardenschwere AG) essenziell.