Tipps für Excel Einsteiger

Zu den wohl umfangreichsten Desktopanwendungen zählt Excel. Bis Excel beherrscht werden kann, können Jahre vergehen. Allerdings gibt es einige Tricks und Tipps, mit denen man sich schneller in das Programm einfindet. Sollten diese und weitere online verfügbare Tutorials nicht ausreichen, besteht die Möglichkeit, sich professionelle Unterstützung in Excel von einem Profi einzuholen.

Tipp 1:

Die Summe oder der Durchschnitt

Bei dem Eingeben von einigen Zahlen in benachbarten Zellen können diese Zahlen markiert werden. In der Statusleiste des Fußes in Excel werden der Durchschnittswert, die Summe und die Anzahl der Zellen angezeigt. Dieser Trick kann auch in Zellen angewendet werden, die nicht benachbart sind. In diesem Fall klickt man auf eine Zelle und hält die Strg-Taste gedrückt, woraufhin man in eine weitere Zelle klickt, in der bereits eine Zahl steht. Dies kann so oft wiederholt werden, wie es gewünscht ist. Während des gesamten Vorgangs muss die Strg-Taste gedrückt gehalten werden. In der Statusleiste erscheinen automatisch die Anzahl, die Summe und der Mittelwert.

Tipp 2:

Format übertragen

Über die Schaltfläche „Format übertragen“ kann man ein vorhandenes Format auf eine oder mehrere Zellen übertragen. Die Zelle, in der das gewünschte Format vorhanden ist, muss ausgewählt werden und mit einem Doppelklick geht man auf Format übertragen. Als Nächstes geht man in der Gruppe Zwischenablage auf die Registrierkarte, wo man auf Start klicken muss. Mit diesem Schritt wird das Format gespeichert und auf neue Zellen, die man anklickt, wird dieses Format übertragen. Mit einem weiteren Doppelklick auf Format übertragen kann die Formatsperre deaktiviert werden.

Tipp 3:

Arbeitsmappe freigeben

Damit alle eine Arbeitsmappe nutzen können, ist es wichtig, dass jeder Benutzer Zugriff auf den Server hat, auf dem die Arbeitsmappe zu finden ist. Die Arbeitsmappe wird über den Button „Überprüfen“ und anschließend über „Arbeitsmappe freigegeben“ für alle zugänglich gemacht. Eine solche Arbeitsmappe ermöglicht, dass wenn ein Benutzer Informationen in der Arbeitsmappe speichert, alle anderen Mitnutzer diese Änderungen ebenfalls einsehen können. Durch die sogenannten Zellmarkierungen ist sichtbar, welcher der Mitarbeiter die Änderungen vorgenommen hat. Bei weitergehendem Interesse können Sie Excel Nachhilfe via Superprof in Anspruch nehmen.

Tipp 4:

Text bearbeiten

Bei dem Bearbeiten von Text innerhalb von mehreren Zellen sollte man die unten aufgeführten Textformeln können, denn somit kann man sich einiges an Zeit einsparen.

Die wichtigsten Formeln:

• Glätten: mit =Glätten(A2) können Leerzeichen, die zu viel sind, in Zelle A2 entfernt werden
• Länge: um die Länge des Textes zu berechnen, kann man mit =Länge(„Test“) arbeiten
• Text: bei dem umwandeln von Text mit =Text(1;mmmmm“) wird die Zahl Eins in den passenden Monat, also in Januar umgewandelt

Tipp 5:

Daten transportieren

Es gibt eine Möglichkeit die Neueingabe von Daten zu umgehen. Daten, die in einer Spalte angeordnet sind, können mithilfe von der Transportieren Funktion in eine Zeilenanordnung umgewandelt werden. Die Ausgangsdaten müssen dafür kopiert werden. Im Anschluss daran muss man unter dem Button „Einfügen“ „Transportieren“, auswählen. Dieser Tipp kann auch umgekehrt angewendet werden, sodass Daten, die in Zeilen stehen, in Spalten angeordnet werden.