Software für das reibungslose Auftragsmanagement

Die Auftragsabwicklung ist keine einfache Aufgabe, denn sie beinhaltet mehrere formelle Prozesse und erfordert eine unternehmensweite Kooperation. Treten Fehler, Aufgabendopplungen und interne Uneinigkeiten ein, können die Bestellungen nicht termingerecht gefertigt und an die Kunden geliefert werden. Es entsteht ein deutlicher Nachteil gegenüber der wachen Konkurrenz, der Kundenabwanderung und wirtschaftliche Verluste nach sich ziehen kann. Zur Hilfe kommt eine Software für Auftragsmanagement, zu welcher wir unten ein paar Gedanken teilen.

Was ist eine Software für Auftragsmanagement?

Eine Software für Auftragsmanagement ist ein IT-Programm, das für die Steuerung der Auftragsabwicklung im Unternehmen eingesetzt wird. Sie deckt alle Abläufe entlang der gesamten Wertschöpfungskette ab. Damit leistet eine Software für Auftragsmanagement einen entscheidenden Beitrag zur Optimierung betrieblicher Prozesse. Sie fördert eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation, indem sie alle relevanten Abteilungen involviert und eine reibungslose Teamarbeit unterstützt.

Die Genauigkeit, Termintreue und Effizienz rücken ins Zentrum des Unternehmenslebens. Ein allgemeiner Überblick über den Status und Verlauf der Aufträge erlaubt es auch, eventuelle Fehler oder Mängel schnell zu beheben, was sich auf die Gesamtproduktivität im Unternehmen positiv auswirkt. Jene Aufträge, die problemlos abgewickelt und planmäßig geliefert werden, bringen ein zufriedenes Lächeln ins Gesicht der Kunden, die das Unternehmen und sein Verkaufsangebot weiter empfehlen. Das ist eine Win-Win-Situation.

Auftragsabwicklung in einzelnen Abteilungen

Schritt 1:

Die Vertriebsabteilung ist die erste Stelle, bei der ein erteilter Kundenauftrag landet. Ihre Zuständigkeit erstreckt sich auf den Eingang der Kundenbestellung. Die Kunden können heute ihre Bestellungen per Telefon, Post, E-Mail und immer häufiger auch mithilfe eines digitalen Bestellformulars aufgeben.

Schritt 2:

Nachdem ein Kundenauftrag bei der Vertriebsabteilung eingegangen ist, übernimmt ihn jetzt die Buchhaltung. Ihre Aufgabe besteht in der sorgfältigen Überprüfung der Kundenbestellung. Je nach Zahlungsart, die von Kunden in Anspruch genommen wurde, kann neben der Erfassung der Bestellung auch die Bonitätsprüfung zustande kommen.

Schritt 3:

Ein von der Buchhaltung geprüfter Kundenauftrag wird bestätigt. Dabei erfolgt die Auftragsbestätigung nicht nur seitens der Buchhaltung, sondern auch seitens des Vertriebs und des Marketings. Die anfallenden Aufgaben umfassen das Versenden der Auftragsbestätigung sowie die interne Erfassung von allen auftragsrelevanten Informationen.

Schritt 4:

Jetzt kommen Lager, Einkauf und Produktion zum Einsatz, die sich auf die umfassende Auftragsbearbeitung konzentrieren. Neben dem Aufgeben der Kundenbestellung an das Lager wird die bestellte Ware entweder im Unternehmen gefertigt oder vom externen Dienstleister geholt. Dabei ist eine genaue Einplanung in Produktions- und Logistikplan von Bedeutung.

Schritt 5:

Ab dem Zeitpunkt der Auftragsbearbeitung nehmen Produktion, Controlling und Vertrieb die Auftragssteuerung in die Hand. Deren Ziel ist es, die Bearbeitung des Kundenauftrags zu verfolgen. Hier wird kontrolliert, ob der Produktions- und Logistikplan termingerecht verläuft. Die beteiligten Abteilungen überblicken auch den aktuellen Arbeitsfortschritt.

Schritt 6:

Sobald die Kundenbestellung fertig abgewickelt ist, wird sie gemäß dem Bestellvertrag an die Kunden ausgeliefert. Bevor die Kundenbestellung versendet bzw. geliefert wird, sind noch die Versandunterlagen zu erstellen und die Kundenbestellung zu verpacken.

Schritt 7:

Die Lieferung der Kundenbestellung bedeutet nicht das Ende der Auftragsabwicklung. Die Buchhaltung nimmt jetzt die Fakturierung vor. Sie stellt die Rechnung aus und überprüft, ob die Zahlung seitens der Kunden gemäß dem Bestellvertrag eingegangen ist.

Schritt 8:

Im letzten Schritt greift die Marketingabteilung, die für eine umfassende Kundenbetreuung ihre Verantwortung trägt. Um die Kundenzufriedenheit zu steigern, unternimmt das Marketingteam nach der Lieferung der Kundenbestellung relevante CRM Maßnahmen.

Wie die Unternehmen nachhaltig profitieren?

Eine Software für Auftragsmanagement bringt jedem Unternehmen unabhängig von Größe und Branche, in der es tätig ist, eine Reihe von Vorteilen. Ein besonderer Vorteil ergibt sich daraus, dass ein klarer und übersichtlicher Einblick in die ganzheitliche Funktionsweise des Unternehmens verschafft wird. Dies ermöglicht dem Unternehmen, seine betrieblichen Prozesse und Strukturen zu analysieren und, wenn notwendig, entsprechende Maßnahmen zur Verbesserung der abteilungsübergreifenden Auftragsabwicklung zu treffen.

Eine Software für Auftragsmanagement erweist sich als unentbehrlich, nicht nur für strategische Unternehmensziele. Sie leistet ebenfalls eine große Hilfe bei der täglichen Unternehmensarbeit, indem sie alle Dokumente am rechten Ort bewahren lässt, eine genaue Übersicht zu jeder Zeit bietet, den Workflow verbessert und die Prozesstransparenz gewährleistet. Außerdem ist eine Software für Auftragsmanagement vielseitig einsetzbar und kann nach individuellen Erwartungen des Unternehmens um zusätzliche Features erweitert werden.

Das Auftragsmanagement mit der GPS.order als Beispiel

GPS.order ist eine maßgeschneiderte Software für Auftragsmanagement in der Glasindustrie. Sie wird angeboten bei LiSEC, das seit 1961 an zwanzig Standorten weltweit seine Lösungen im Bereich der Flachglasverarbeitung und -veredelung bereitstellt. Als Experte in seiner eigenen Nische fügt das Unternehmen GPS.order zum Angebot hinzu. Mit dieser Bürosoftware will es andere Unternehmen dabei unterstützen, ihre Angebots- und Auftragsabwicklung vollständig zu optimieren. Über die Highlights und Vorteile sowie Erweiterungen und Zusatzprodukte erfahren Sie hier mehr.