So schöpfen Sie die Vorteile von Office 365 aus

Word, PowerPoint, Excel und Co. Diese Anwendungen aus dem Hause Microsoft kennen die meisten Computernutzer. Selbst für jene, die auf das Betriebssystem macOS von Konkurrent Apple setzen, gibt es die Programme. Egal, ob Sie Office 365 auf einem Tablet oder auf einem Rechner verwenden, die Software ist in den vergangenen Jahren immer umfangreicher geworden. Das erlaubt völlig neue Funktionen und Arbeitsabläufe. Diese stellen wir Ihnen vor, damit Sie nicht nur sicherer im Umgang werden, sondern auch effizienter arbeiten.

Arbeiten Sie vernetzt in der Cloud

Sie haben sicherlich schon einmal mit mehreren Personen an einem Word-Dokument, einer Excel-Liste oder einer PowerPoint-Präsentation gearbeitet. Das war früher knifflig und erforderte ein hohes Maß an Konzentration. Denn es mussten die unterschiedlichen Versionen einer Datei miteinander verwoben werden, ohne dass Inhalte gelöscht oder überschrieben wurden. Dank der Onlinefunktionen von Office 2021 ist es nun möglich, gemeinsam mit mehreren Personen gleichzeitig eine Datei zu bearbeiten. Jeder kann damit auch den Cursor der anderen sehen und somit direkt mitverfolgen, welche Teile geändert werden. Um andere Personen auf Änderungen aufmerksam zu machen, können Sie deren Namen einfach hinter einem @-Zeichen benennen. Dann erhalten diese eine Nachricht darüber, dass sie in einer Datei erwähnt worden sind.

Die Möglichkeit, Dateien in einer Cloud zu speichern, bringt weitere Vorzüge mit sich. Wenn Sie Office 365 kaufen und einen Account anlegen, können Sie sich jederzeit mit einem beliebigen Endgerät einwählen und die online hinterlegten Dateien aufrufen. So könne Sie dann beispielsweise eine am PC erstellte Präsentation auf einem Tablet bearbeiten. Das erspart Ihnen, die Dateien per E-Mail verschicken zu müssen.

Es ist bereits vielen PC-Usern passiert, dass sie ein Dokument geschlossen haben, ohne es zu speichern. Das passiert manchmal unabsichtlich, manchmal führen aber auch technische Probleme dazu. Das ist ärgerlich und Nerven raubend. Wenn Sie Office 365 richtig nutzen, kann Ihnen das nicht mehr passieren. Denn mit der Funktion Automatisches Speichern übernimmt das System selbständig Änderungen. Das Beste ist, die Datei in der Cloud abzulegen. Dann kann selbst ein kompletter Ausfall des Computers der Datei nichts anhaben.

Unterstützen Sie sich gegenseitig

Ein alter Hut ist bei Word hingegen der Korrekturmodus – doch auch ihn kennen leider noch nicht alle Nutzer. Wenn Sie diesen aktivieren, werden alle Ihre Änderungen an einem Text festgehalten und farblich hervorgehoben. Personen, mit denen Sie gemeinsam an einem Dokument arbeiten, können im Nachgang bei jeder Anpassung individuell entscheiden, ob sie diese annehmen oder ablehnen. Die Funktion dient damit in erster Linie dazu, für bestehende Texte Verbesserungsvorschläge zu machen. Auch das ist in Echtzeit nutzbar, sodass Sie gemeinsam sehr effizient arbeiten können.

Diese Tools bietet Office 365

Zum Office-Paket von Microsoft gehören auch einige Programme, die der breiten Maße nicht bekannt sind. So zum Beispiel OneNote. Es handelt sich um eine Anwendung, mit der Sie Notizen erstellen können. Von einer einzelnen Kurznotiz bis hin zu einem umfangreichen Notizbuch mit vielen Anhängen können Sie alles umsetzen. Für User mit Tablet oder Smartphone ist hilfreich, dass auch handschriftliche Notizen und Zeichnungen integriert werden können. Das ist inzwischen aber auch in Word möglich.

Abgerundet wird die Office-Suite von Access, einem Programm zum Erstellen von Datenbanken, dem Mail-Client Outlook, Publisher, mit dem Sie Druckerzeugnisse gestalten können, und InfoPath. Mit letzterem ist es möglich, Umfragen zu erstellen und auszuwerten. Die Benutzeroberflächen der Anwendungen weisen in vielen Bereichen Übereinstimmungen auf. So ist es leicht, sich schnell in ihnen zurechtzufinden.

Fazit

Die Programme von Office 365 bieten sehr viele Komfortfunktionen, von denen Sie als Nutzer profitieren können. Es wird sicherlich einige Zeit dauern, bis Sie diese verinnerlicht und alte Gewohnheiten abgelegt haben. Doch wenn das passiert ist, können Sie mit den Vorzügen noch effizienter arbeiten. Wenn Sie sich für die Annehmlichkeiten interessieren, sollten Sie noch tiefer in die Materie eintauchen. Denn es gibt sehr viel zu entdecken.