So funktioniert ein ERP-System

Überall werden sie angepriesen: Wahre Allrounder-Systeme, die mit den drei unscheinbaren Buchstaben ERP bezeichnet werden, erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Im Idealfall sollen sie einem Unternehmen dabei helfen, alle im Betrieb laufenden Prozesse digital abzubilden. Doch ein ERP-System ist kein statisches Abbild eines Unternehmens. Ein ERP-System kann, richtig angewendet, zum Herzstück eines Unternehmens werden. Dazu ist es nötig, auf das zum Betrieb passende System zu setzen. Welches System „passt“, kann nur eine Recherche der Möglichkeiten aufzeigen. Vor der Recherche muss der Unternehmer ein Verständnis für das entwickeln, wie ein ERP-System funktioniert.

Das Projekt „ERP-System“ hat einen Einfluss auf viele Geschäftsbereiche. Durch die Prozessoptimierung werden Kosten gespart. Die Qualität steigt. Auch das Teamgefühl kann so optimiert werden.

Das ERP-System kann eine Software sein oder aus mehreren Teilen bestehen

Bei der ERP Software handelt es sich um Softwarepakete, die unzählig viele Prozesse im Unternehmen digital abbildbar machen. Grundsätzlich jedoch ist es nicht zwingend nötig, dass ein ERP-System aus nur einer Komponente besteht. Das heißt, dass es auch möglich ist, dass eine Software für den Bereich Finanzbuchhaltung verwendet wird, eine zweite Software für den Bereich Warenwirtschaft, eine dritte Software für Produktion und Steuerung und eine vierte Software für alle Themen rund um Vertrieb, Kunden und Absatz. Meist können die verwendeten Programme untereinander vernetzt werden. Über Schnittstellen laufen dann Unmengen an Daten von einem System zum anderen, um dort weiterarbeitet werden zu können.

Ein Beispiel aus der Praxis: Verlässt die letzte Palette mit Produkt XY das Lager, wird das im Warenwirtschaftssystem dokumentiert. Diese Information müsste dann ins nächste System wandern, das sich beispielsweise um die Produktion kümmert. Grundsätzlich ist es möglich, Daten über Schnittstellen in andere Systeme zu schicken, allerdings können dabei auch Fehler auftreten oder es hakt beim Datentransfer, so dass im schlimmsten Fall die weiterverarbeitende Abteilung keine Information hat oder mit alten Daten weiterarbeitet.

Diese Problematik wird mit einem ERP-System deutlich entschärft und umschifft, denn: Alle Daten liegen in einem System vor und können von einem System aus gesteuert werden. Die Steuerung erfolgt – nach Möglichkeit – automatisiert. Über ein spezielles Rechte-Rollen-Prinzip wird es auch Prozesspunkte geben, an denen ein manueller Anstoß, beispielsweise in Form einer Freigabe, erfolgen muss.

Eine detaillierte Prozessskizze bildet den Ausgangspunkt für jegliche Form der Systemanschaffung. Erst wenn klar ist, welche Prozesse zu digitalisieren sind, kann das passende Software-Produkt gefunden werden.

Ist ein ERP-System eine sinnvolle Investition?

Es gibt Fürsprecher und Gegner. Spannenderweise sind die Fürsprecher vor allem in der Riege der modernen Unternehmer zu finden, die noch nicht lange am Markt sind, denen Flexibilität wichtig ist und, die vor allem mobil agieren wollen. Die Gegner befinden sich auf der Seite derer, für die die Einführung eines ERP-Systems mit viel Aufwand verbunden ist. Entscheidet sich ein Traditionsunternehmen dazu, die komplette Prozesslandschaft in ein ERP-System zu betten, bedeutet das:

• Prozesse analysieren und dokumentieren
• ERP-System auswählen
• System und Prozesslandschaft abgleichen
• System und Prozesse synchronisieren (mit Kompromissen auf beiden Seiten)
• Datenerfassung/-übertragung
• Schulung, Implementierung

Wer sich als Unternehmen für ein ERP-System entscheidet, muss mit Kosten rechnet, die über die bloße Anschaffung der Software hinausgehen. Wie hoch die Kosten für das jeweilige Unternehmen ausfallen, ist abhängig von der Unternehmensgröße, von den Anforderungen an das ERP-System, vom Beratungs- und Schulungsbedarf sowie von der Fähigkeit im Unternehmen, das ERP-System weiterzuführen. So liegt die Kostenspanne, mit der bei einer Einführung eines ERP-System zu rechnen ist, zwischen 10.000 Euro und einem Millionenbetrag.

Ein Vergleich der Vor- und Nachteile

Es gibt sowohl Vor- als auch Nachteile, die vor der Anschaffung eines ERP-Systems durchdacht werden müssen.

Die Vorteile eines ERP-Systems

• ERP-Systeme bündeln Prozesse auf ein Minimum, ohne unnötige, meist historisch bedingte Schleifen und Windungen, die Geld kosten und Fehlerquellen darstellen.
• ERP-Systeme erlauben automatisierte Arbeitsabläufe. Das spart Zeit und Geld.
• ERP-Systeme optimieren die Datenqualität. Das redundante Speichern von Daten entfällt. Auch ist es möglich, immer und überall auf alle Daten zugreifen zu können.
• ERP-Systeme optimieren die Transparenz und den Informationsaustausch im Betrieb.
• ERP-Systeme strukturieren Abläufe und Prozesse im Unternehmen.
• ERP-Systeme verringern das Abteilungsdenken und optimieren die Zusammenarbeit – auch bzw. gerade dann, wenn moderne Formen der Zusammenarbeit vorherrschen, wie etwa mobile Arbeitsorte.

Achtung Kostenfalle. Je mehr am ursprünglichen System geschraubt wird, um es an die Prozesse im Betrieb anzugleichen, desto teurer wird die Implementierung des Systems.

Die Nachteile eines ERP-Systems

• Gerade für Unternehmen mit alten Strukturen und Prozessen, einer Belegschaft, die daran festhält und einer großen Datenbasis, bedeutet der Umstieg auf ein ERP-System einen hohen Aufwand, vor allem mit Blick auf Ressourcen, Zeit und Geld.
• Krankt es an der Usability und an der Benutzerfreundlichkeit des Systems, ist ein Scheitern vorprogrammiert. Daher ist es wichtig, während der Umstrukturierung und Implementierung auf Kommunikation, Verständnis und Schulung zu bauen.
• Mit dem bloßen Kauf eines ERP-Systems ist es meist nicht getan. Es geht darum, die vorgegebene Systemstruktur und die Prozesse im Unternehmen abzugleichen und solange aufeinander abzustimmen, bis es passt. Das darf nicht bedeuten, dass das System sich immer anpasst. Auch sollte das Unternehmen seinerseits die Bereitschaft signalisieren, Prozesse zu überdenken. Nach der Implementierung folgen Wartungs- und Aktualisierungsmaßnahmen.
• Wer sich für ein spezielles ERP-System entscheidet, begibt sich damit auch in eine Abhängigkeit (vom Software-Hersteller), die viele Unternehmer scheuen.
• Wer sich nicht auf ein ERP-System, sondern auf mehrere Komponenten stützt, muss das Know-how und die Manpower für jedes System vorhalten. Die Integration muss reibungslos funktionieren.

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