Sechs Dinge, die Sie über die elektronische Signatur wissen sollten

Die elektronische Signatur hält Einzug in deutschen Büros. Immer mehr Unternehmen nutzen die produktivitätssteigernde Wirkung des Verfahrens. Noch nicht alle Anwender sind schon vollständig mit der Technologie vertraut. Wir nennen sechs Dinge, die Sie über die elektronische Signatur unbedingt wissen sollten.

Elektronische Signaturen beinhalten ein Zertifikat

Elektronische Signaturen basieren auf einem kryptografischen System. Dabei kommt ein digitales Zertifikat zum Einsatz. Das Zertifikat dokumentiert wichtige Informationen unter anderem zur Beschaffenheit des Dokuments, zum Unterzeichner und zum Zeitpunkt der Unterschrift.

Außerdem dokumentiert das Zertifikat Änderungen am Dokument – diese sind nachträglich also nicht unbemerkt möglich. Elektronische Signaturen dienen deshalb der Datenintegrität. Unternehmen können die notwendigen Zertifikate nicht selbst entwickeln. Notwendig ist eine Zulassung als Vertrauensdiensteanbieter. Nur diese dürfen die technische Infrastruktur für die elektronische Signatur bereitstellen.

Zur Signatur gehört ein öffentlicher Schlüssel

Zur Technologie digitaler Signaturen gehört auch ein Schlüsselsystem. Es gibt einen privaten und einen öffentlichen Schlüssel. Der private Schlüssel dient zur Verschlüsselung des Dokuments. Der gesamte Inhalt des Dokuments wird als kryptografische Hash-Funktion an das Dokument angehängt. Zusammen mit dem öffentlichen Schlüssel und dem digitalen Zertifikat kann der Empfänger des Dokuments dieses entschlüsseln.

Es gibt unterschiedliche Arten von Signaturen. Innerhalb von Unternehmen werden meistens einfache und fortgeschrittene elektronische Signaturen eingesetzt. Zum Einsatz kommt die Technologie etwa bei der Unterschrift unter Angebote, Verträge, Arbeitszeitnachweise etc.

Elektronische Signaturen gibt es schon sehr lange

Elektronische Signaturen sind kein neues Phänomen, auch wenn viele Mitarbeiter erst in diesen Tagen damit konfrontiert werden. Bereits im August 1997 trat das Signaturgesetz (Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen, kurz SigG) in Kraft. Der Gesetzgeber in Gestalt der damaligen Regierung Helmut Kohl wollte Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen schaffen.

Diese Rahmenbedingungen kamen in vielen Bereichen auch zur Anwendung, etwa bei Banking Software, die ebenfalls mit elektronischen Signaturen und Zertifikaten arbeitet. Das Gesetz trat jedoch am 1. Juli 2016 (endgültig dann am 19. Juli 2017) außer Kraft. Ersetzt wurde es durch das Vertrauensdienstegesetz (VDG). Das VDG dient zur Umsetzung der EU-Verordnung eIDAS. Unter anderem regelt es Zuständigkeiten für elektronische Signaturen und Siegel, elektronische Zeitstempel und elektronische Einschreiben.

In Zukunft dürfte die Bedeutung der digitalen Signatur erheblich wachsen. Speziell in Deutschland ist der Markt noch lange nicht ausgereizt. Anfang 2021 ergab eine Umfrage, dass nur 36 % der befragten Mitarbeiter in den letzten 24 Monaten ein Dokument digital signiert hatten. Im EU Durchschnitt waren es 50 %, in Spitzenmärkten wie Frankreich sogar 67 %. Doch nicht nur durch die Corona-Pandemie und den damit verbundenen Bedeutungszuwachs der Heimarbeit wächst das Interesse an digitalen Signaturen.

Großer Fortschritt gegenüber eingescannten Unterschriften

In vielen Unternehmen müssen ständig Dokumente durch diverse Personen unterzeichnet werden. Der dabei entstehende Zeitverlust ist in der Praxis oft enorm. Allzu oft wird ein Dokument via E-Mail empfangen, ausgedruckt und unterschrieben. Anschließend wird das unterschriebene Dokument wieder eingescannt und an einen weiteren Empfänger gesendet.

Unternehmen entstehen dadurch hohe Kosten. Dies gilt insbesondere, wenn Dokumente zusätzlich noch per Post versendet werden müssen. Digitale Signaturen schaffen hier Abhilfe. Der Ausdruck sowie das Einscannen entfallen. Außerdem ist es möglich, Dokumente via E-Mail oder über ein anderes Kommunikationssystem zu senden. Unternehmen sparen dadurch Arbeitszeit sowie die Kosten für Drucker, Postzustellung etc. Auch die Kosten der nachgelagerten Dokumentenverwaltung reduzieren sich erheblich, weil digital signierte Dokumente auch digital verwahrt werden können.

Besseres Teamwork

Auch das Teamwork lässt sich durch elektronische Signaturen verbessern. Viele Dokumente müssen durch mehrere Personen unterzeichnet werden. Häufig steht hinter den Unterschriften eine abgesprochene Entscheidungsstruktur. Mit der geeigneten Software ist es möglich, alle Beteiligten über die Unterschrift jeder einzelnen involvierten Person zu informieren. So können zum Beispiel Teammitglieder nachvollziehen, welche anderen Teammitglieder, Vorgesetzte etc. bereits unterzeichnet haben – und dementsprechend selbst tätig werden.

Einsatz in allen Unternehmensbereichen möglich

Die elektronische Signatur kann in allen Unternehmensbereichen eingesetzt werden. Dies betrifft die Logistik genauso wie die Personalverwaltung, das Management oder den Außendienst. Außendienstleiter können ihre Kunden Verträge digital signieren lassen und dadurch ohne Zeitverlust nachgelagerte Schritte im Unternehmen anstoßen. HR Manager können Verträge von externen Mitarbeitern im Handumdrehen unterzeichnen und so die Mitarbeit beschleunigen. Es gibt unzählige weitere Einsatzmöglichkeiten für alle Abteilungen.

Fazit

Digitale Signaturen können die Produktivität in Unternehmen verbessern und die Kosten senken. Insbesondere lassen sich Vorgänge beschleunigen und verschlanken, weil der Ausdruck und das Einscannen von manuell unterschriebenen Dokumenten entfallen.  Elektronische Signaturen können in allen Unternehmensbereichen zum Einsatz kommen und leisten häufig auch einen Beitrag zu besserem Teamwork.

Technisch ist das Verfahren nicht neu – bereits 1997 trat das Signaturgesetz in Deutschland in Kraft, das mittlerweile durch eine EU Regelung abgelöst wurde. Seit der ersten Signatur kommt ein kryptografisches System mit öffentlichem und privatem Schlüssel zum Einsatz – in Zukunft in immer mehr Unternehmen.