SAP in das Unternehmen einführen: So geht’s

ERP Systeme (Enterprise-Resource-Planning) beschreiben die Planung von Personal, Material, Informations- und Kommunikationstechnik sowie Kapital und IT-Systemen als unternehmerische Aufgaben. Diese sollen so organisiert werden, dass verschiedene Abläufe und die Steuerung über ein System erfolgen. Hierbei können viele zusätzliche Programme hinzugefügt und in das System integriert werden.

Unterscheidung von ERP Systemen

Moderne ERP Systeme werden häufig als Teilmodule verkauft und sind auf die Unternehmensanforderungen zugeschnitten. Dies bietet eine größere Zuverlässigkeit, Kosten- und Personalersparnisse. Weitere Vorteile von ERP Systemen sind:

• Skalierbare Größe: Dies bietet den Nutzern die richtige Software-Größe, um das Programm an das Unternehmen anzupassen. In diesem Zusammenhang werden die verschiedenen Standorte sowie die Benutzer-Accounts berechnet und in passender Anzahl für das Unternehmen entwickelt.
• Unterschiedliche Software: Hierbei kann je nach Bedarf eine andere Software den Bereichen Datenbank, Betriebssystem sowie der Programmiersprache und der Schichtenarchitektur angepasst werden.
• Vielseitige Unterstützung: Welche Technologie soll mit dem ERP System unterstützt werden? Interessante Bereiche könnten zum Beispiel der Vertrieb von Kundendaten oder auch Zahlungsvorgänge durch das System sein. Eine SAP Beratung hilft hier bei der Auswahl.
• Branchenabhängigkeit: Dieser Faktor ist wichtig, da sich die Software der vorherrschenden Situation in dem Unternehmen anpassen soll. Um dies zu unterscheiden, muss die Branche betrachtet und zum Beispiel in die Bereiche Dienstleistung, Handel, Versicherung oder produzierendes Gewerbe differenziert werden.

Einführung von SAP in einem mittelständischen Unternehmen

Die SAP Einführung in einem mittelständischen Unternehmen geschieht nicht von jetzt auf gleich, sondern Schritt für Schritt. Hierbei profitiert der Kunde von einem übergreifenden Arbeitskonzept. Die Entwickler setzen sich mit der IT-Abteilung zusammen und besprechen die wichtigsten Konzeptpunkte. Diese werden während der Entwicklung permanent abgeglichen, sodass sich die unterschiedlichen Maßnahmen auch perfekt auswirken und das ganze System nach und nach wie ein Zahnrad ineinandergreift. Hierbei sollten Fachpersonal sowie Key-User vertreten sein. Fachpersonal ist Mangelware, das stellen rund 37 Prozent der Befragten in dieser Umfrage zum Thema Fachkräftemangel fest. Fachkräfte sind unverzichtbar. Gutes Fachpersonal arbeitet sich in Kürze in die jeweiligen Geschäftsbereiche ein und füllt die Anforderungen optimal aus. Zudem sind sie in der Lage, Prozesse effiziert zu verbessern, weil sie über umfassendes Detailwissen verfügen. Darüber hinaus passen sie das System an die Prozesse an. Wichtig ist, dass das Fachpersonal und die Key-User rechtzeitig in SAP geschuldet werden, um so noch mehr und schneller in die Materie einsteigen zu können.

Welche Personen eignen sich als SAP Key-User?        

Um geeignete SAP Key-User im Unternehmen zu finden, sollten diese Personen verschiedene Kriterien erfüllen. Diese sind unter anderem:

• Key-User müssen gut organisieren können und ein herausragendes Engagement in der täglichen Arbeit zeigen.
• Darüber hinaus sollten sie höheren Belastungen spielend standhalten und diplomatisches Geschick im Hinblick auf die anderen Mitarbeiter des Unternehmens haben.
• Des Weiteren sollten geeignete Key-User ein sicheres Auftreten haben und auch gute Ansprechpartner sein.

Vorteile von ERP Systemen in Unternehmen 

Unternehmen, die sich für ein ERP System wie SAP entscheiden, werden von folgenden Vorteilen profitieren:

• Einheitliche Datenbasis

Hierbei werden die Daten des gesamten Unternehmens in eine einheitliche Datenbasis integriert. Dies bedeutet, dass sich Kommunikation und Informationsfluss unter den Abteilungen erhöhen. Des Weiteren wird die Transparenz verstärkt, sodass die Informationen für jede Abteilung sichtbar sind. Hierbei reicht die einmalige Eingabe von Daten, um diese für das Unternehmen zu speichern und zur Verfügung zu stellen.   Außerdem werden die Daten jeder Abteilung in den verschiedenen Unternehmensbereichen zur Verfügung gestellt und sorgen somit für mehr Wirtschaftlichkeit in jedem Teilbereich.

• Optimierung der Prozesse

Prozesse und Arbeitsweisen werden bereits bei Einführung des ERP Systems wie SAP geprüft und optimiert. Darüber hinaus unterstützt das Programm verschiedene Gesetzgeberinformationen sowie Regeln zur Einhaltung der Verfahrenskette. Weitere vorteilhafte Aspekte der Prozessoptimierung sind der Datenabgleich sowie die Flexibilität der Zugriffe. Das System trägt durch das Projektmanagement und die Dokumentation die Zugriffszeiten auch von anderen Standorten zur Verbesserung bei.

• Die Steuerung des Unternehmens

Durch die Software werden aussagekräftige Berichte erzeugt. Hierbei ist es wichtig, dass die genauen Planzahlen sowie vollständige und verlässliche Daten erhalten werden. In diesem Zusammenhang verringern sich der Aufwand sowie die Zeit zum Erstellen von Übersichten und Berichten, da das ERP System diese automatisch generiert. 

• Mögliche Fehler werden ausgeschlossen

Entsprechende Rechnungen werden korrekt und vollständig erstellt. Die Datensätze werden somit nicht doppelt erfasst und es entstehen weder Inkonsistenz noch etwaige Übertragungsfehler.

• Zeitliche Vorteile

In Puncto Zeit bietet das System eine hohe Ersparnis. Hierbei stehen allen Nutzern die Datensätze zur Verfügung. Diese müssen nur einmal eingegeben werden. Der Aufwand für die Sucher verringert sich, sodass weniger Arbeit anfällt. Dabei ist im Hinblick auf die Mitbewerber der zeitliche Vorsprung einer der wichtigsten Vorteile von SAP. Umso flexibler das Unternehmen arbeitet, umso schneller kann dem Kunden das perfekte Angebot unterbreitet und neue Aufträge an Land gezogen werden.    

• Die Steuerung der Projekte

Ob sich bestimmte Projekte rentieren, kann meist nur durch viele Daten erfolgreich abgelesen und ausgerechnet werden. Hier sind zum Beispiel die Liquidität sowie die Deckungsbeitragsrechnung entscheidend. Diese können mit dem ERP System wie SAP einfach abgelesen oder ausgerechnet werden.

• Kostensenkung

Kostensenkung ist für viele Unternehmen ein sehr wichtiger Punkt. Durch den reduzierten Arbeitsaufwand sowie eine ressourcenoptimierte Arbeitsweise werden deutliche Kosten gespart. Die Archivierung von Datensätzen sowie die Personalübersicht werden vom ERP System übernommen und die Kosten für Lagerplätze werden so ebenfalls stark reduziert.

• Mitarbeiter motivieren

Der letzte Vorteil, der sich in Zusammenhang mit SAP ergibt, ist die Motivation der Mitarbeiter. Arbeitsabläufe werden vereinfacht und routinemäßige Aufgaben werden mit dem ERP System automatisiert. Hier wird für Mitarbeiter der Sinn der Software offengelegt, da durch die arbeitstechnische Zeitersparnis auch weniger Überstunden anfallen und dies einen positiven Effekt auf die Freizeit hat.   

SAP als ERP System im Unternehmen

Durch das ERP System SAP werden nicht nur Arbeitsgänge reduziert, komprimiert sowie optimiert, sondern auch Kosten auf lange Sicht reduziert und die Personalplanung optimiert. Dies bietet Vorteile in Form von niedrigeren Kosten, verringertem Personalaufwand, Optimierung der vorherrschenden Prozesse, schnelleres Reaktionsvermögen, genauere Planung, perfekte Auswertung der Teilbereiche sowie die Erstellung von Berichten. Darüber hinaus wird die ordentliche Pflege von Datensätzen ermöglicht, sodass Lieferanten und Kunden mit den ausgemachten Vertragsparametern in Kontext gesetzt werden.

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