Papierloses Büro? So geht’s

In den Büros in Deutschland lassen sich noch immer zahlreiche Akten, Belege und Notizen finden, die auf Papier gedruckt sind. Der kontinuierliche Fortschritt der Digitalisierung macht es dabei jedoch eigentlich längst möglich, das moderne Büro vollkommen papierlos zu gestalten.

Mit dieser Transformation gehen dabei zahlreiche Vorteile einher. Beispielsweise lassen sich sowohl zeitliche als auch finanzielle Ressourcen durch den Verzicht auf Papier einsparen. Nachdem sie gescannt wurden, können Buchungsbelege etwa problemlos entsorgt werden, denn durch den Gesetzgeber wurden kürzlich die Bedingungen für die elektronische Belegverarbeitung maßgeblich vereinfacht. Daneben kann heute ebenfalls in zahlreichen Bereichen die digitale Unterschrift eingesetzt werden, sodass ein händisches Unterschreiben auf Papier nicht mehr zwingend nötig ist.

Wie der Übergang zu einem papierlosen Büro tatsächlich gemeistert werden kann, zeigt der folgende Artikel.

Papierbelege überprüfen

Für die Umsetzung des papierlosen Büros lässt sich im ersten Schritt nicht darauf verzichten, eine ausgiebige Sichtung sämtlicher Papierdokumente vorzunehmen.

Zu diesen gehören mit großer Wahrscheinlichkeit etwa Kassenquittungen, Rechnungen und Buchungsbelege. Zusätzlich stapeln sich in einem Büro naturgemäß ebenfalls zahlreiche Checklisten, Anleitungen, Protokolle, Verträge und Tagesordnungen.

Doch ganz unabhängig davon, um welche Art von Dokument es sich handelt – heutzutage steht eine Vielzahl an digitalen Lösungen bereit, die sich im Geschäftsalltag als wesentlich praktischer als die herkömmlichen Dokumente auf Papier zeigen.

Auf das Drucken verzichten

Die Erstellung der meisten Dokumente erfolgt zwar digital, allerdings wird in den meisten Fällen nicht darauf verzichtet, sie nach ihrer Fertigstellung auszudrucken. Für den Druck werden selbstverständlich Materialien verbraucht, außerdem muss wertvolle Arbeitszeit in das Drucken investiert werden – diese Ressourcen lassen sich jedoch wesentlich sinnvoller nutzen.

Beispielsweise kann das Redigieren heutzutage problemlos auch am Bildschirm ausgeführt werden – das Drucken auf Papier ist keinesfalls zwingend nötig. Mithilfe der praktischen Funktion der Änderungsverfolgung lassen sich auf dem Bildschirm sogar die Änderungen von mehreren Personen ganz einfach in Echtzeit nachvollziehen. Daneben ist ein selektives Ablehnen oder Annehmen der Änderungen möglich. Dieses Vorgehen zeigt sich als wesentlich effektiver als die Bearbeitung eines Dokumentes auf Papier.

Digitale Erstellung von Dokumenten

Im Geschäftsalltag kann in vielen Unternehmen nicht auf Protokolle verzichtet werden, zum Beispiel im Rahmen eines wichtigen Meetings. Allerdings kann dieses im Zuge des Termins einfach in ein entsprechendes Textverarbeitungsprogramm auf dem Laptop eingetippt werden – dies zeigt sich als wesentlich empfehlenswerter, als es handschriftlich zu Papier zu bringen und es im Nachhinein noch abzutippen.

Dadurch ergibt sich beispielsweise der Vorteil, dass das Protokoll durch den Protokollführer sogar vor Ort noch bearbeitet werden kann. So wird nicht nur ein erheblicher Aufwand eingespart, sondern die Ergebnisse der Besprechung liegen außerdem umgehend allen Beteiligten vor.

Innovative Programme nutzen

Außerdem stehen heutzutage zahlreiche praktische Programme zur Verfügung, welche den Schritt zum papierlosen Büro in höchstem Maße unterstützen. Zu diesen zählen beispielsweise Rechnungsprogramme.

Im Zuge des papierlosen Büros ist es so keinesfalls mehr nötig, Ausgangsrechnungen zu drucken, sie mit einer Unterschrift zu versehen und per Post zu versenden. Wesentlich praktischer zeigt es sich schließlich, die Rechnungen automatisch durch ein Rechnungsprogramm generieren zu lassen.

Die Daten, die für die jeweilige Rechnung benötigt werden, erhält die Software dabei direkt aus den Aufträgen, dem digitalen Produktkatalog, den Kontakten und den hinterlegten Zahlungsbedingungen.