Papierloses Büro: Realistisch oder Wunschtraum?

Bereits seit über 40 Jahren stellt man sich vor, dass man irgendwann einmal ein Büro führen kann, in dem auf jede Art von Papier verzichtet wird. Doch wann wird dieser Zeitpunkt gekommen sein? Gibt es bei Ihnen im Büro noch Ablagekörbe und Papier Schredder oder funktioniert bei Ihnen die Digitalisierung? Wie hat sich der Verbrauch in den letzten Jahren entwickelt und auf welche Papierstücke kann man scheinbar nicht verzichten? Wir bieten einen Überblick wie es um das papierlose Büro steht und wie sich der Verbrauch an Papier in den letzten Jahren verändert hat.

Der Weg zum Büro ohne Papier

Als 1975 die ersten Computer Einzug in die Büros erlangen haben, da wurde euphorisch verkündet, dass das Papier als Schriftstück bald ausgedient haben würde. Verträge, die handschriftlich geschrieben wurden, oder zumindest unterschrieben und mit einem Firmenstempel beglaubigt wurden, sollten bald der Vergangenheit angehören. Doch es sieht ganz anders aus: das Papier, was immer noch benötigt wird, wird dank des Computers meist im Internet bestellt und Stempel bestellen und per Rechnung zahlen lässt sich dank des Computers ganz bequem, aber einen Weg ohne Papier haben wir lange noch nicht gefunden. Der Verbrauch ist, einer Berechnung des Natural Resources Defense Council (NRDC) zufolge, sogar noch gestiegen und beläuft sich derzeit auf 10.000 Blatt Papier im Durchschnitt die ein Büroangestellter pro Jahr verbraucht. Das ist weit entfernt von einem Büro ohne Papier. Zwar haben es die meisten Büros geschafft, ihre Archivierung digital und somit papierlos zu führen, für die tägliche Kommunikation werden aber immer noch unzählige Blätter genutzt. Und das obwohl E-Mails und Co. doch schon längst zur Normalität gehören. Was besonders erschreckend ist, rund die Hälfte dieser Dokumente werden innerhalb der ersten 24 Stunden nach dem Druck direkt wieder vernichtet.

Warum ist der Weg so schwer

Arbeitsprozesse, die digital vorgenommen werden, sollen den Angestellten dabei helfen, ihre Arbeit effizient und produktiv zu erledigen. Doch genau hier liegt oft das Problem. Immer mehr E-Mails strömen auf uns ein und der Informationsreiz, den die Angestellten jeden Tag zu bewältigen haben, scheint stetig zu wachsen. Um hier die Arbeit etwas zu entschleunigen und immer die Übersicht zu behalten, wann was zu bearbeiten ist, greifen viele auf das geduldige Papier zurück. Hier haben wir die Möglichkeit, Gedanken kurz zu notieren und genauso schnell aber wieder zu verwerfen, ohne dass ein digitaler Abdruck bleibt. 

Welche Vorteile bietet ein Papierloses Büro

Das Thema Umweltschutz haben wir ja oben schon angesprochen, kommen wir nun zu den Vorteilen, die sich für die Arbeitnehmer ergeben:

Alles schnell zur Hand

Unterlagen müssen nicht erst in irgendwelchen Ordner gesucht werden, die sich in einem schlecht zu erreichendem Regal in irgendwelchen Kellerräumen befinden, sondern sind zentral gespeichert und je nach Zugriffsrecht kann man problemlos auf sie zugreifen.

Kosten senken

Druckt man alles aus, was man irgendwann einmal benötigen könnte, dann verschlingt das Unmengen an Papier und Druckertinte. Dazu kommt noch, dass die Geräte auch in regelmäßigen Abständen gewartet werden müssen. Hier lässt sich eine Menge einsparen, wenn man vorab überlegt, ob das Dokument wirklich ausgedruckt werden muss oder ob es auch noch einen anderen alternativen Weg gibt.

Datensicherheit und Flexibilität

Da man den Zugriff auf Daten einschränken kann und nicht jeder einfach in einen Ordner schauen kann, hilft das digitale Büro auf jeden Fall dabei die Daten zu sichern. Zudem ist man deutlich flexibler. So kann man beispielsweise jederzeit von unterwegs auf die Firmendaten zugreifen, vorausgesetzt man hat die Freigabe dazu.