Modernes Kassensystem – was sind die Bestandteile und welche Software-Lösungen gibt es?

Ein funktionierendes Geschäft muss sich auf mehrere Bereiche konzentrieren. Neben einer hohen Kundenanzahl spielt zum Beispiel das Kassensystem eine sehr wichtige Rolle. Die Beschaffenheit ist dabei die kleinste Hürde, da es beispielsweise bei Ready2order sowohl die passende Hardware als auch die passende Software und Beratung gibt. Wie aber ist so ein System aufgebaut und was macht es im Vergleich zur klassischen Registrierkasse so besonders?

Kernsystem trifft auf Addons/Erweiterungen

Eine moderne Kasse ist auf die neuesten Bedürfnisse abgestimmt. Früher waren zum Beispiel Kundenbildschirme und Kartenlesegeräte nicht zwingend notwendig, da die Verbreitung noch nicht gegeben war. Das sieht heute anders aus, auch mobiles Bezahlen ist zu einem wichtigen Thema geworden. Man muss außerdem berücksichtigen, dass ein modernes Kassensystem keine festen Vorgaben in Bezug auf den Aufbau hat. Es liegt nämlich am Einsatzzweck, welche Elemente benötigt werden.

Geht man allerdings von einem klassischen Beispiel aus, dann ist das Terminal inklusive Kassenlade das zentrale Element. Dazu gesellen sich ein Barcode-Scanner, ein Bondrucker (um die Bonpflicht zu erfüllen), ein Kartenlesegerät für EC- und Kreditkarten und ein Kundenbildschirm. Letzteres ist für den Betrieb zwar nicht zwingend notwendig, jedoch für Kunden sehr komfortabel und daher ein fester Bestandteil vom Kernsystem.

Das Besondere an Kassensystemen ist, dass sie im Vergleich zur Registrierkasse vernetzt sind und erweitert werden können. In der Gastronomie ist es beispielsweise sinnvoll, wenn ein Tablet oder ein Smartphone für mobile Bestellannahmen eingesetzt wird. Aber auch die Erweiterung mit einem mobilen Kartenlesegerät ist kein Problem. Solche Erweiterungen können als Zubehör angesehen werden und finden via WLAN ihre Eingliederung ins System.

Es gibt verschiedene Software-Lösungen bei Kassensystemen

Eine Kasse würde mit der Hardware alleine nicht funktionieren. Das gleiche Prinzip trifft auch auf andere Geräte wie Smartphones, Tablets und Notebooks zu. Bei der Software für das Kassensystem ist es allerdings so, dass zwischen zwei Lösungen entschieden werden kann. Beide haben ihre Vor- und Nachteile, sodass vor dem Kauf ein näherer Blick sinnvoll ist.

Lösung 1:

Eine Software ohne Anbindung ans Internet. Entscheidet man sich dafür, dann liegen alle Daten lokal vor und man hat mit Cloud-Speicherung nichts am Hut. Ein Vorteil ist neben der lokalen Sicherung auch, dass keine Kosten für einen Internetanschluss entstehen und Viren und Co. kein Sicherheitsrisiko darstellen. Es gibt aber auch einige Nachteile, da in diesem Fall zum Beispiel Software-Updates selbst beziehungsweise mithilfe eines Technikers gemacht werden müssen. Auch auf der regelmäßigen Datensicherung bleibt man sitzen und es können hohe Service-Kosten entstehen.

Lösung 2:

Die Buchung der SaaS-Option. Man kann auch von der sogenannten Cloud-Kasse sprechen, die ebenfalls Stärken und Schwächen hat. Als Plus können die stets aktuellste Software-Version und der Online-Support angesehen werden. Außerdem sind automatische Datensicherungen/Backups möglich und es kommt zu keinem Datenverlust, wenn die Hardware aus irgendeinem Grund streikt oder zerstört wird. Dafür muss man der Cloud vertrauen, da in ihr die Geschäftsdaten liegen. Fällt das Internet aus, dann ist die Nutzbarkeit stark eingeschränkt und es besteht das Risiko von Hackerangriffen.

Zusammengefasst hat die SaaS-Lösung mehr Vorteile zu bieten. Entscheidend ist dieser Aspekt aber nicht, denn die Grundlage stellen der Einsatzzweck und die Umstände dar.