Elektronische Zeiterfassung: Das steckt dahinter

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat am 14.05.2019 beschlossen, dass alle Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind, verpflichtet sind die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten ihrer Angestellten und Mitarbeiter zu erfassen. Doch was bedeutet dieses Gesetz für Ihr Unternehmen? Und wie führt man die elektronische Zeiterfassung effizient und möglichst kostengünstig ein? Wir stellen uns den Fragen und erklären wie so eine Zeiterfassung aussehen kann, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wie und ob Arbeitgeber und Arbeitnehmer davon profitieren können.

Gesetzesgrundlage

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt für fast alle Arbeitnehmer in Deutschland die erlaubte Höchstarbeitszeit. Ausnahmen bilden hier Beamte, Besatzungsmitglieder von Schiffen oder leitende Angestellte. Diese Ausnahmen werden in §§18ff. des ArbZG geregelt. Zielgebend für diese Gesetze sind sowohl der Schutz der Arbeitnehmer vor Ausbeutung als auch ein gewisses Maß an Flexibilität für den Arbeitgeber, wenn die Auftragslage mal nicht so wirklich vielversprechend ist, oder aber die Auftragsbücher sehr voll sind und eine Mehrarbeit erfordern. Geregelt werden in dem Gesetzt die Höchstarbeitszeit an einem Tag, die Pausenregelung, die Arbeit an Sonn-und Feiertagen, die Nachtarbeit sowie die erlaubten Einsatzzeiten während einer Rufbereitschaft.

Systeme zur Zeiterfassung

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten die Zeiten in denen gearbeitet wird oder auch die Pausenzeiten zu erfassen. Während vor dem Gesetzesentwurf viele Arbeitgeber die Zeiten ihrer Mitarbeiter mühsam in Excel Tabellen erfasst haben um sie anschließend an das Lohnbüro übermitteln zu können, bieten nun viele Anbieter durchaus effizientere Möglichkeiten und Optionen. Dabei muss es nicht immer die klassische Stechuhr sein, bei der mit Hilfe eines Kartendruckers Plastikkarten mit allen wichtigen Daten bedruckt werden. So ein System bedeutet gerade für kleine Unternehmen einen hohen finanziellen Aufwand. Es gibt einige Apps, die sich hervorragend eignen, um die Arbeitszeit zu erfassen. Diese sind mit minimalem Aufwand und geringen Kosten allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Zu diesen Apps gehören beispielsweise BMAS, Stempeluhr II (für Android) oder Stechuhr X (für iOS).

Nutzen der elektronischen Zeiterfassung

Nicht nur die Arbeitnehmer können so auf der sicheren Seite sein, dass sie nicht ausgenutzt werden, sondern auch die Arbeitgeber können durch eine lückenlose Dokumentation profitieren.

Vorteile der Zeiterfassung mittels elektronischer Unterstützung:

• rechtlich auf der sicheren Seite
• Ziele der Mitarbeiter lassen sich klar formulieren und nachvollziehen
• Unterstützung bei der Lohn-und Gehaltsabrechnung
• unnötige Aktivitäten können erkannt werden
• Aufgaben können besser eingeschätzt werden
• es bilden sich Routinen und Gewohnheiten
• Arbeitnehmer haben einen genauen Überblick über ihre geleistete Arbeitszeit

Was muss man beachten

Aktuell schreibt das Gesetz noch keine festgelegte Form der Zeiterfassung vor. Es muss jedoch der zeitliche Umfang und auch die eventuelle Überschreitung der Höchstarbeitszeit von 8 Stunden aus der Erfassung hervorgehen. Ob man die Arbeitszeit händisch verfasst oder ein System dafür nutzt bleibt dem Arbeitgeber noch selbst überlassen. Für die Dokumentation der Zeiten ist der Arbeitgeber verantwortlich, er kann die Aufgabe aber an seinen Mitarbeiter übertragen. Die Verantwortung für die Korrektheit der Erfassung liegt aber gesetzmäßig immer beim Arbeitgeber. Arbeitszeitkonten müssen immer innerhalb eines Jahres ausgeglichen werden. Ob hierfür eine Vergütung bezahlt wird oder aber ein Ausgleich in Form von Freizeit erfolgt bleibt den Parteien selbst überlassen.