Effizientere Workload-Gestaltung mit Bots

Algorithmen sind längst ein fester Bestandteil der Automatisierungslandschaft geworden. Sie sorgen für reduzierte Kosten, gesenkte Arbeitsbelastung und automatisieren Prozesse, die sich wiederholen. Dabei kommen vor allem zwei Technologien zum Einsatz, einerseits Robotic Process Automation (RPA) und andererseits Workload Automaten (WLA). Auch wenn beide Technologien Ähnlichkeiten haben, gibt es diverse Unterschiede.

Das Excel-Prinzip – Digitalisierung mit „Wenn-Dann“

RPA Lösungen sind darauf ausgelegt, regelbasierte Aufgaben zu automatisieren. Das Thema Copy & Paste wird seinem Ende zugeführt. Es wird häufig von der klassischen Robotic gesprochen, doch der Begriff ist irreführend. RPA setzt keine KI ein, sondern Bots, die durch intelligente Strategien trainiert werden. Dadurch lernen sie, wiederholende Jobs und Aufgaben selbstständig durchzuführen. RPA ist in der Lage Benutzerkonten zu erstellen, Formulare auszufüllen, Datenbanken zu extrahieren und Berechnungen durchzuführen. Auch Website-Daten können mittels RPA-Technologie übernommen werden.

Sofern eine Aufgabe der von Excel bekannten „Wenn-Dann-Logik“ folgt, kann sie mittels RPA Bot übernommen werden. Es handelt sich hierbei nicht um klassische Roboter, sondern um digitale Arbeiter, die eine grafische Benutzeroberfläche benötigen. Um sie zu nutzen, braucht es keine Prozessänderungen oder speziell eingerichtete Schnittstellen. RPA-Bots arbeiten langsam, aber solide.

Workload Automation – WLA als zweite intelligente Lösung

Nicht nur das Thema Robotertechnik oder viel mehr RPA spielt eine Rolle, auch die Workload Automation unterstützt dabei, Prozesse zu optimieren. Bei WLA wird Software dafür genutzt, Prozesse zu automatisieren, zu initiieren, zu koordinieren, zu ändern und zu überwachen. Historische Daten lassen sich analysieren und prüfen, Big Data kann dank WLA einfach verarbeitet werden. Das WLA-System gilt als der Mediziner unter den Automatisierungsprozessen. WLA analysiert den Status, setzt auf vorbeugende Behandlungen, Therapien und Optimierung der gesamten Behandlungsabfolge.

WLA und RPA zusammen im Einsatz

WLA und RPA können als Team zusammenarbeiten, sind aber auch eigenständig funktionsfähig. Das WLA Tool kümmert sich darum, die benötigten Daten für den RPA-Bot einzuspeisen. Außerdem ist WLA in der Lage die Bearbeitung terminlich festzulegen und zu überwachen. So bleiben menschliche Ressourcen frei, die Automatisierung übernimmt die Prozesse. Wenn eine Aufgabe einen hohen Bedarf an Volumen hat, kann so das Mitarbeiterteam entlastet werden.

RPA und WLA haben beiderseits erhebliche Vorteile, schon die Nutzung einer der beiden Lösungen kann den Workload im Betrieb massiv verändern. Es ist kaum mehr möglich, auf die großartigen Werkzeuge zu verzichten, denn ihre Benefits dominieren zu stark. Den Workload zu automatisieren bedeutet, Ressourcen der Mitarbeiter zu schonen, aber trotzdem nicht die Kontrolle zu verlieren. RPA-Bots sind in der Lage sich Hilfe von einem Menschen zu suchen, wenn Fehler auftreten.

Fazit: Von einfachen Anwendungen bis zur komplexen Struktur

RPA-Bot sind ideal zur Automatisierung von Einzelheiten geeignet. Klicks können massenhaft im Bruchteil einer Sekunde ausgeführt werden. Für komplexe Prozessstrukturen sind Bots wie diese noch nicht ausgelegt. Hier kommt WLA mit der Prozess-Automatisierung im Hintergrund zum Einsatz. Aufgaben werden zentral geplant, initiiert und gesteuert, mit starken Ergebnissen. Für die meisten Unternehmen ist die beste Lösung eine Kombination aus WLA und RPA. Auf Bots verzichten können selbst KMU nicht mehr, da sie die Ressourcen der Mitarbeiter und des Unternehmens massiv entlasten können.