Die Vor -und Nachteile digitaler Buchhaltung

Der Alltag in den Büros läuft heutzutage immer mehr auf digitalisierter Ebene ab. Die Umstellung von manuellen zu elektronischen Prozessen hat – wie jede Neuerung – ihre Vor- und Nachteile.

Viele Unternehmen setzen mittlerweile vor allem auf Digitalität bei der Buchhaltung. Ob die elektronische Variante wirklich den klassischen Belegen in Papierform überlegen ist, gibt es hier nachzulesen.

Vorteile einer digitalen Buchhaltung

Zahlreiche Aspekte sprechen für eine Veränderung hin zur modernisierten Form der Buchhaltung. Den wichtigsten Punkt bildet hierbei wohl das enorme Sparpotenzial.

Vieles an Büromaterial wird bei einer Umstellung überflüssig. Die Minimierung spart jede Menge Geld und Berge an Akten in den Büroräumen ein. Die digitale Möglichkeit der Abspeicherung reduziert u. A. den Gebrauch von Utensilien wie:

• Papier
• Ordner
• Toner
• Drucker

Doch nicht nur in materieller Hinsicht ergibt sich ein Vorteil. Auch beim Personalwesen ist mit positiven Resultaten zu rechnen.

Einerseits werden die Suchkosten für die Mitarbeiter verringert. Eine sogenannte Volltextsuche im digitalen Belegarchiv vereinfacht die Arbeitsabläufe erheblich. Das Personal, welches Zugriff auf allerlei Belege haben muss, hat hierdurch viel schneller die gewünschten Dokumente zur Hand. Das Endergebnis ist eine erhöhte Arbeitseffizienz. Die Zeit, die man hierbei gewinnt, bedeutet wiederum mehr freiwerdende Mitarbeiter-Kapazität. Diese Arbeitskräfte kann man also an anderer, gewinnbringender Stelle einbringen.

Ein weiterer Pluspunkt: Alle Daten und Dokumente sind überall und zu jeder Zeit abrufbar. Auch Porto für Briefe und Pakete oder andere kostenpflichtige Datentransporte erübrigen sich.

Für mehr Effizienz und Transparenz zugleich sorgt die Digitalisierung beim Umgang mit Kunden, Dienstleistern, Lieferanten etc. Die papierlose Herangehensweise erweist sich hier als durchaus übersichtlicher und schneller.

Der physische Aspekt bei wichtigen Dokumenten kann auch im Falle von einem Brand oder Einbruch zum Verhängnis werden. Heutige elektronische Sicherungstechnologien bieten hier hingegen einen hohen Schutz und sichern die Unternehmensdaten vor eventuellem Diebstahl und der Einsicht von Dritten.

Nachteile einer digitalen Buchhaltung

Alte Gewohnheiten aufzugeben und neue Abläufe zu implementieren, kann vor allem für größere Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Will man die Prozesse erneuern und die Buchhaltung digitalisieren, darf man keinesfalls den zusätzlichen Zeitaufwand dafür unterschätzen.

Denn zuallererst gilt es, den zuständigen Mitarbeitern, das neue, digitale System näher zu bringen. Das bedeutet, dass man entsprechende Schulungen abhalten und mit einer längeren Einlernphase rechnen muss. Es braucht Zeit, bis die neuen Abläufe und die Arbeit mit dem System verinnerlicht sind. Dementsprechend muss man hier zu Beginn immer noch regelmäßig kontrollieren.  Vor allem älteres Buchhaltungspersonal ist normalerweise nur an die manuelle Herangehensweise gewohnt.  Auch hier ist es wichtig, die eventuelle Furcht vor den elektronischen Neuerungen zu nehmen und Geduld zu zeigen.

Was bei erfolgreicher Umsetzung viel Einsparpotenzial verspricht, kann bei der Umstellung aber auch sehr kostspielig werden. Aufgrund gesetzlich vorgeschriebener Sicherheitsanordnungen bezüglich Datenhandling, müssen viele Firmen zunächst einmal ihre IT-Infrastruktur anpassen. Damit man die gesetzlichen Vorschriften einhalten kann, ist oft erst einmal die Installation neuer Hard- und Softwarelösungen von Nöten. Zudem ist es möglich, dass man weitere Rechner braucht und Server- und Speicherkapazitäten erweitert werden müssen. Nur so kann man hier die geforderte Sicherheit bezüglich der Datenaufbewahrung gewährleisten. Der entsprechende Ausbau des IT-Bereichs kann daher eine große, finanzielle Investition bedeuten.

Fazit

Bei einer Umstellung auf eine digitale Buchhaltung, können tatsächlich mehr Kosten anfallen als vielleicht zunächst gedacht. Die Einsparungen, die bei einer tatsächlichen Umsetzung zu erwarten sind, scheinen hingegen verlockend. Bezüglich Materialkosten und Arbeitszeit sind hier klare Vorteile zu erkennen, die eine Erneuerung der Prozesse definitiv rechtfertigen können.

Letztendlich sollte man jedoch nichts überstürzen und durchdacht abwägen, ob die papierlose Version der Buchhaltung für das eigene Unternehmen sinnvoll ist. Bevor eine Entscheidung getroffen wird, sollte man sich darüber bewusst werden, was der Prozess der Umstellung für Herausforderungen birgt. Man sollte genaustens analysieren, ob damit wirklich ein signifikanter Mehrwert für die eigene Firma erzielt wird.