Desk Sharing: 3 Schritte zur Organisation eines Bürogeräte-Buchungssystems

Die Leute kommen nicht nur wegen des kostenlosen Kaffees ins Büro, den sie zu Hause haben, noch wegen Schreibtischen, Tischen und Stühlen. Die Leute kommen ins Büro, um sowohl mit anderen zusammenzuarbeiten als auch spezialisierte, oft teure Ausrüstung zu nutzen, auf die sie von zu Hause aus nicht zugreifen oder verwalten können. Es ist wichtig zu bedenken, dass die Ursprünge des modernen Büros historisch mit den Anfängen des Geschäfts während der Industriellen Revolution im frühen 19. Jahrhundert verbunden sind. Vor der Industriellen Revolution arbeiteten die meisten Menschen von zu Hause aus, entweder in handwerklichen Berufen wie der Kleiderherstellung oder Metallverarbeitung oder in familiengeführten Unternehmen und Bauernhöfen. Desk Sharing beschreibt den Vorgang des geteilten Arbeitsplatzes. Die Industrielle Revolution brachte schwere, teure Ausrüstung in einen zentralen Arbeitsplatz (d. h. eine Fabrik), zu dem die Arbeiter pendeln würden, und veränderte für immer, wie und wo Arbeit stattfindet. Viele Branchen sind nicht nur auf die Verfügbarkeit und Nutzung spezialisierter, teurer Ausrüstung angewiesen, auf die Mitarbeiter von zu Hause aus nicht zugreifen können. Elektronenmikroskope beispielsweise, die in einem Labor oder Krankenhaus untergebracht sind, können so viel wie eine Million Dollar kosten. Hier kann eine Desk Sharing Software dazu beitragen, die Nutzung dieser Ressourcen effizient zu verwalten und den Arbeitsplatzbedarf zu optimieren.

Warum ein Gerätebuchungssystem unerlässlich ist

Jeder, der in einem akademischen oder industriellen Umfeld mit hochspezialisierter, gemeinsam genutzter Ausrüstung gearbeitet hat, weiß, dass die Buchung von Zeit für die Nutzung gemeinsamer Ressourcen extrem wettbewerbsintensiv ist.

Was für Laborgeräte gilt, trifft auch auf spezialisierte Bürodrucker und spezielle Räume mit darin befindlicher Ausrüstung zu (z. B. ein Reinraum bei einem Mikrochip-Hersteller) – wenn die Nachfrage das Angebot übersteigt, wird die Buchung der Nutzung von Ausrüstung zu einem wesentlichen Bestandteil der Optimierung des betreffenden Vermögenswerts sowie der Unterstützung der Produktivität der Personen, die die Ausrüstung verwenden.

Ohne effiziente Software zur Terminplanung von Geräten können Arbeitsplätze zu einem chaotischen, stressigen Schlachtfeld werden, auf dem die Nutzung von Geräten von den stärksten und/oder politisch am besten vernetzten Personen dominiert wird, die möglicherweise nicht diejenigen sind, die am ehesten den Wert des Vermögenswerts optimieren würden.

Wie würden Sie sich fühlen, wenn Sie an einem Arbeitsplatz arbeiten müssten, der sich jeden Tag wie Mad Max oder Game of Thrones anfühlt, wo Einzelpersonen oder „Insider“-Gruppen all Ihre Ausrüstung horten? Das ist eine schreckliche Mitarbeitererfahrung.

3 Schritte zur Einrichtung eines Systems für Geräte-Reservierungen

Eine Gerätebuchungssoftware schafft einen geordneten und transparenten Prozess zur Verfolgung, Wartung und gemeinsamen Nutzung von Geräten. Sie ermöglicht viele Vorteile: Jede Person kann sehen, welche Geräte in Gebrauch sind, von wem sie genutzt werden, und kann verfolgen, wie lange sie für jedes Projekt reserviert sind. Darüber hinaus verhindert ein System doppelte Buchungen von Geräten und ermöglicht es Führungskräften, laufende Auslastungsraten, Verfügbarkeit und den Zustand der Geräte zu überwachen.

So richten Sie ein Geräteplanungs- und gemeinsames Nutzungssystem ein:

Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Ausrüstung

Beginnen Sie Ihr Projekt, indem Sie eine Bestandsaufnahme aller Ihrer Ausrüstung durchführen, damit Sie wissen, was Ihre Organisation zur gemeinsamen Nutzung zur Verfügung hat. Geben Sie jeder Ausrüstung einen identifizierenden Namen und/oder eine Nummer und bewerten Sie dann ihren aktuellen Zustand und ihre Einsatzbereitschaft. Erfassen Sie alle diese mit der Ausrüstung zusammenhängenden Informationen in einer Liste oder Datenbank gemeinsamer Ressourcen. Darüber hinaus sollte deutlich gemacht werden, welche spezifischen Aufgaben jede Ausrüstung erfüllen kann und welche nicht.

Erwägen Sie die Erstellung von Kits

Beim Umgang mit Ausrüstung können begleitende Kabel und Komponenten vorhanden sein, die zusammengehören (und daher gemeinsam reisen sollten, wenn sie geteilt werden). Anstatt die Menschen dazu zu zwingen, jedes benötigte Ausrüstungsstück und jede Ausrüstung zu reservieren, was massive Engpässe verursachen würde, sollten Sie die Erstellung von Kits ermöglichen.

Ein Kit könnte beispielsweise einen Projektor, ein entsprechendes Kabel, Linsen und vielleicht einen Akku enthalten. Ein Laptop-Kit könnte mehr Ausrüstung enthalten und einen Ladegerät und eine Laptoptasche beinhalten.

Verfolgen Sie Schäden an gemeinsam genutzter Ausrüstung

Es ist wichtig, einen Prozess zur Dokumentation von Schäden an der Ausrüstung aufgrund der gemeinsamen Nutzung zu haben. Sie können Fotos machen und schriftliche Beschreibungen von Schäden verfassen. Legen Sie dann einen Plan fest, um die Ausrüstung bei Bedarf zu reparieren.

Entfernen Sie beschädigte Ausrüstung aus Ihrem Bestand, bis Reparaturen durchgeführt wurden. Dies verhindert, dass andere Ausrüstung reservieren, die nicht funktioniert, und erleichtert die Identifizierung von Beständen, die gewartet werden müssen.

Wie unterstützt Unspot bei der Organisation von Desk Sharing?

Unspot erleichtert die Organisation von Desk Sharing durch Bereitstellung einer effizienten Plattform. Mitarbeitende können mühelos verfügbare Arbeitsplätze finden und reservieren. Die Plattform vereinfacht die Verwaltung von Desk-Sharing-Buchungen, fördert die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und ermöglicht eine flexible Nutzung von Büroräumen. Unspot trägt dazu bei, die Auslastung des Arbeitsplatzes zu optimieren, Kosten zu senken und eine reibungslose Organisation von Desk Sharing in Unternehmen zu gewährleisten.