Buchhaltung einfach gemacht mit dem richtigen Programm

Unternehmen sind bis auf wenige Ausnahmen verpflichtet, ihre Buchführung professionell zu managen. Das heißt im Klartext: Sie müssen all ihre Geschäfsvorgänge auflisten, zum einen um selbst einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben zu haben, zum anderen, um ihrer Rechenschaftspflicht, etwa dem Finanzamt gegenüber nachzukommen. Mittlerweile gibt es jedoch zahlreiche Programme, welche die Buchhaltung auch für Laien zu einem absoluten Kinderspiel machen.

Die Bandbreite reicht hier von komplexen Systemen wie SAP, mit dem sich Großkonzerne managen lassen, bis hin zu einfachen Helfern. Diese erleichtern beispielsweise nicht nur die Rechnungsstellung, sondern bieten auch noch viele weitere Funktionen, die insbesondere Freelancern und kleinen Unternehmen das geschäftliche Leben erheblich erleichtern.

Ein praktischer Helfer für die Büroarbeit

Zu letzteren Programmen zählt etwa EasyFirma. Dieses Programm ist vor allem für kleine Unternehme und Selbstständige gedacht und erleichtert insbesondere das Schreiben von Rechnungen, was für viele Kleinunternehmer oftmals nur eine lästige Pflicht ist Enthalten sind in diesem Programm sämtliche Funktionen für Aufgaben, die in einem Büro tagtäglich erstellt werden müssen. Dazu gehören Beispielsweise die Verwaltung der Kunden, das Erstellen von Angeboten aber auch das Erstellen von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Gutschriften.

Ein großes Plus besteht darin, dass die Installation denkbar einfach vonstatten geht und sich das Programm intuitiv bedienen lässt. Dadurch ist es auch Laien möglich, sich schnell in das Programm einzuarbeiten und damit umzugehen.

Ausgelegt ist das Programm übrigens für den gesamten deutschsprachigen Raum, also für Deutschland, Österreich und die Schweiz. Für diese Länder haben die Programmierer alle rechtlichen Vorgaben, was Buchhaltung und Buchführung angeht, berücksichtigt. Der Anwender muss nach dem erstmaligen Start des Programms lediglich das gewünschte Land auswählen, woraufhin sich EasyFirma automatisch entsprechend konfiguriert. Das ist insbesondere wichtig, weil etwa die Höhe der Umsatzsteuer in den drei Ländern unterschiedlich hoch ist. Beispielsweise liegt der reguläre Umsatzsteuersatz in Österreich um einen Prozentpunkt höher als in Deutschland. Ein großes Plus der Software besteht darin, dass sie in einer Vielzahl von unterschiedlichen Branchen verwendet werden kann.

Wichtig: Die Datensicherheit

Unternehmen müssen aber nicht nur darauf achten, dass sie ihre Buchhaltung korrekt abwickeln, sondern auch darauf, dass ihre Daten entsprechend sicher sind. Gut beraten sind die Unternehmer, wenn sie im Hinblick darauf auf den Service eines Hosters zurückgreifen. In diesem Fall werden die Daten online an die Server des Dienstleisters übertragen, der in aller Regel mehrere Sicherheitskopien von den Daten seiner Kunden anfertigt.

Wichtig ist das insofern, als für Unternehmen eine bestimmte Aufbewahrungsfrist der Daten gilt, die in aller Regel bei mehreren Jahren liegt. Setzen sie auf interne Lösungen und verzichten auf Ausdrucke, haben sie im Fall einer Betriebsprüfung ein Problem. Sie müssen dann versuchen, die fehlenden Daten irgendwie zu rekonstruieren, was nicht nur mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden ist, sondern in vielen Fällen auch schlichtweg unmöglich ist.