Angeschaut: ONLYOFFICE DocSpace für eine einfachere Zusammenarbeit in Unternehmen

Die Coronakrise hat uns das Homeoffice gebracht. In vielen Bereichen ist es gekommen, um zu bleiben. Doch wie können Firmen, die hybrides Arbeiten anbieten, sicherstellen, dass alle vernünftig miteinander arbeiten können? Wir haben uns DocSpace von ONLYOFFICE angesehen und teilen in diesem Artikel unsere Eindrücke.

Was ist DocSpace?

Einfach gesagt ist DocSpace eine Plattform, um die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden zu vereinfachen. Doch nicht nur interne Beschäftigte können über DocSpace ihre Zusammenarbeit verbessern. Auch Externe wie

• Geschäftspartner,
• Kunden und
• Auftragnehmer

können von der Plattform profitieren. Dafür haben Sie die Möglichkeit, mehrere virtuelle Räume zu erstellen. Vorerst gibt es dafür zwei Optionen mit zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten.

Räume für Zusammenarbeit

Alles, was in einer guten Zusammenarbeit wichtig ist, läuft hier zusammen. Teilnehmer haben die Möglichkeit, gemeinsam und in Echtzeit an Dokumenten zu arbeiten. Verschiedene Plug-Ins helfen dabei, den Überblick zu behalten und den Verlauf nachvollziehen zu können.

Benutzerdefinierte Räume

Zudem gibt es benutzerdefinierte Räume. Diese ähneln den Räumen für Zusammenarbeit sehr, können aber speziell für bestimmte Zwecke erstellt werden. Wer also ein Dokument teilen will und lediglich Kommentare und Verbesserungsvorschläge dazu erhalten will, kann das über einen benutzerdefinierten Raum tun.

In DocSpace ist es möglich, mehrere Personen zu einem Raum hinzuzufügen. Um nicht allen die gleichen Rechte zuteilen zu müssen, gibt es verschiedene Rollen. Ein Admin kann also beispielsweise die Rollen Leser, Kommentator, Rezensent, Formularausfüller, Redakteur, Power-Benutzer oder Raum-Administrator verteilen. Jede Rolle hat andere Zugriffsrechte.

Der Aufbau von DocSpace

Was in der Theorie praktisch klingt, haben wir uns einmal praktisch angesehen. Um die Funktionen zu testen, haben wir einen kostenlosen Testaccount angelegt. Wer es uns gleichtun möchte, muss seinen vollen Namen, eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer hinterlegen. Nachdem wir uns einen eigenen Benutzernamen ausgesucht haben, kann es direkt losgehen.

DocSpace macht einen aufgeräumten ersten Eindruck und bietet einen guten Überblick über die geteilten Dokumente, Screenshot

Die Startseite ist einfach gehalten und schön übersichtlich. Standardmäßig werden einem alle Räume angezeigt, denen man angehört. Das Erstellen eines Raums geht kinderleicht. Im Reiter „Raum“ in der sich links befindenden Menüleiste gibt es über der Übersicht der aktuellen Räume ein „+“-Symbol. Drückt man das, bekommt man die oben genannten Optionen zur Raumerstellung. Hier können individuelle Einstellungen wie Teilnehmer, deren Rechte und Weiteres eingestellt werden. Im jeweiligen Raum lassen sich dann verschiedene Dateitypen wie ein Word-Dokument oder einen PowerPoint-Präsentation erstellen. Über das Plug-In öffnet sich die neue Datei in einem neuen Fenster und lässt sich gemeinsam bearbeiten.

Über dem Reiter „Raum“ befinden sich alle „Dokumente“, denen man zugeordnet ist. So hat man schnell einen Überblick. Zudem lässt sich für jeden Raum das Benachrichtigungsverhalten anpassen. Im darunter liegenden „Archiv“ finden sich alle Dateien und Räume, die nicht mehr gebraucht werden. Wer sich einen Überblick verschaffen will, kann sich einen Testaccount anlegen oder die Präsentation auf YouTube anschauen.

Fazit

Was uns besonders gut gefallen hat, ist der einfache Aufbau der Plattform. Es gibt keinen unnötigen Schnick-Schnack, der von der gemeinsamen Arbeit ablenkt. Zudem gibt es eine Live-Chat-Funktion, die besonders das Zusammenspiel an verschiedenen Orten vereinfacht. Ein zusätzlich schönes Detail ist der optionale Darkmode. So kann jeder sein bevorzugtes Erscheinungsbild auswählen, die Umsetzung ist sehr gelungen. Wen der kostenlose Probeaccount überzeugt, hat zwei Abo-Modelle zur Auswahl.

Das Start-Up-Abo inkludiert einen Administrator, zwei Power-Benutzer, bis zu 12 Räume, eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern in jedem Raum und 2 GB Speicherplatz. Wem das zu wenig ist, sollte sich das Business-Abo ansehen. Damit lassen sich eine unbegrenzte Anzahl von Räumen und Benutzern erstellen, Branding und Anpassungen vornehmen, Benutzeranmeldungen und -aktionen verfolgen und automatische Backups aktivieren. Aktuell gibt es das Startup-Abo für befristete Zeit kostenlos. Das Business-Abo ist mit 15 statt 30 Euro ebenfalls reduziert. Alles Infos zu den Preisen und Leistungen gibt es hier.