5 Tipps, wie virtuelle Kreditkarten Unternehmensausgaben effizienter gestalten

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran – auch in Unternehmen. Komplexe Geschäftsprozesse werden effizienter, digitale Geschäftsmodelle werden entwickelt und Tools und Softwaren werden eingesetzt, um einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Eine technologische Neuerung, die in Unternehmen dabei immer mehr Anklang findet, sind virtuelle Kreditkarten. Unternehmen setzen bereits seit Jahren bewusst auf bargeldloses, kontaktloses Bezahlen, da Kreditkartenzahlungen als transparent und sicher gelten. Virtuelle Kreditkarten bieten dabei aber noch weitere Vorteile, die traditionellen Kreditkarten fehlen. Was virtuelle Kreditkarten sind und warum Unternehmen sie auf dem Schirm haben sollten, zeigt dieser Artikel.

Was versteht man unter virtuelle Kreditkarten?

Zahlreiche Unternehmen setzen bei ihren alltäglichen Zahlungen bereits auf Kreditkartenzahlungen. Doch da viele nur eine bzw. ein paar wenige physische Kreditkarten besitzen, die von Mitarbeitern verwendet werden können, müssen alle Zahlungen an einer zentralen Stelle angefragt, weitergeleitet und bestätigt werden. Virtuelle Kreditkarten schaffen hier mehr Effizienz und lösen diesen manuellen Aufwand auf. Virtuelle Kreditkarten unterscheiden sich von traditionellen Kreditkarten insofern, als dass diese nicht physisch, als Plastikkarte, sondern digital, in einer Online-Anwendung, vorliegen.

#1 Schnelle und sichere Erstellung

Kreditkarten überzeugen sowohl im Privaten als auch in Unternehmen seit Jahren aufgrund von weltweiter, transparenter und sicherer Zahlungsmöglichkeiten. Das selbe gilt auch für die Erstellung der virtuellen Karten: Sie können entweder von den Mitarbeitern selbst angefragt oder von einem Admin, etwa CFOs oder dem Abteilungsleiter, für die Mitarbeiter ausgestellt werden. Die Erstellung erfolgt dabei mit ein paar wenigen Klicks, anschließend sind die Karten direkt für Käufe im Online-Handel anwendbar. Die virtuellen Kreditkarten liegen nach der Erstellung in einem digitalen Tool vor, wo auf einen Blick alle wichtigen Zahlungsinformationen ersichtlich sind. Durch das digitale Vorliegen kann sie auch nicht gestohlen bzw. verloren gehen.

#2 Eine Karte für jede Ausgabe

Moderne Anbieter von virtuellen Kreditkarten haben den großen Vorteil, dass Kreditkarten in unbegrenzter Anzahl erstellt werden können. So kann etwa ein Mitarbeiter eine virtuelle Kreditkarte für einzelne Händler, Einkäufe oder monatliche Abonnements haben. Je mehr virtuelle Kreditkarten dabei ausgestellt werden, desto einfacher lassen sich die Zahlungen der richtigen Kostenstelle zuordnen. Bei der Erstellung wird dabei neben einem dezidierten Zweck auch ein Kartenlimit festgelegt. Dieses Budget kann dann für die jeweilige unternehmerische Ausgabe verwendet werden – so bleiben die Ausgaben stets im Rahmen und sind direkt zuordenbar. Die Limits können dabei in Echtzeit angepasst werden.

#3 Papierlose Buchhaltung

Die Buchhaltung ist grundsätzlich von aufwändigen manuellen Arbeiten geprägt: Belege sammeln, einscannen, abheften – das führt regelmäßig zu Chaos beim Jahresabschluss. Durch virtuelle Kreditkarten gehört der Papierkram der Vergangenheit an. Nach einer Ausgabe digitalisieren die Mitarbeiter selbstständig die dazugehörigen Belege. Der Beleg kann dabei ganz einfach mit der Handykamera erfasst werden. Durch die Digitalisierung der Belege werden alle wichtigen Zahlungsdaten sofort herausgefiltert und die Ausgaben der richtigen Kostenstelle zugeordnet. Das sorgt für eine vollständige und einwandfreie Buchhaltung, während gleichzeitig Zeit und Aufwand gespart wird.

#4 Einfache Gestaltung von Dienstreisen

Die Reisekostenabrechnung ist sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber komplex und zeitaufwändig. Auch hier führen virtuelle Kreditkarten zu Erleichterungen. Oft müssen Mitarbeiter die Reisekosten zuerst selbst übernehmen und bekommen anschließend über eine Spesenabrechnung die Kosten rückerstattet bekommen – durch die eigene virtuelle Kreditkarte können alle Buchungen selbstständig getätigt werden. Das sorgt für mehr Handlungsfreiheit und Flexibilität bei Dienstreisen. Weiteres entfällt durch individuelle Firmenkreditkarten die Spesenabrechnung, da die Mitarbeiter jegliche Ausgaben für die Dienstreise über die Kreditkarte im Voraus tätigen. Letztlich entfällt durch die direkte Digitalisierung der zugehörigen Belege die aufwändige Suche danach.

#5 Transparentes und sicheres Aufgabenmanagement

Die Transaktionen, die mit den virtuelle Kreditkarten getätigt werden, sind zentral für Mitarbeiter als auch für die Finanzverantwortlichen einsehbar. Dadurch besteht stets einen Überblick über offene Zahlungen, fehlende Belege oder das vorhandene Budget. Da alle Ausgaben eindeutig einer Abteilung bzw, einem Mitarbeiter zuordenbar sind, sorgen virtuelle Kreditkarten für einen optimale Überblick über alle unternehmerischen Ausgaben. Da es auch nicht mehr nötig, dass Mitarbeiter zuvor die Erlaubnis für eine Zahlung einholen, ergibt sich ein verbessertes Ausgabenmanagement, während Mitarbeiter durch die eigenen Kreditkarten auch mehr Handlungsfreiheit und Eigenverantwortung erlangen.

Fazit

Bargeldloses und kontaktloses Bezahlen mit Kreditkarten wird auch in Unternehmen immer beliebter. Virtuelle Firmenkreditkarten sind hier eine zeitgemäße Lösung, die dank individualisierbaren und personalisierten Karten zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Durch die flexiblen Anwendungsmöglichkeiten und die schnelle Erstellung einer unbegrenzten Anzahl an Karten, führen virtuelle Kreditkarten zu mehr Effizienz, Handlungsfreiheit und Sicherheit. Durch die dezidierten Limits und die Überprüfbarkeit in Echtzeit bleibt das Budget stets im Blick und Ausgaben innerhalb des finanziellen Rahmens.