E-Mail: Archivierung für Unternehmen Pflicht

Der Gesetzgeber setzt die Archivierung des unternehmerischen E-Mail-Verkehrs voraus. Von einer rechtskonformen Lösung sind diese aber meilenweit entfernt. Da ist sich Datenschutzexperte Alexander Bayer sicher. Gemeinsam mit dem Europachef des Netzwerk-Anbieters Barracuda Networks hat er nun einige Fehleinschätzungen online gestellt. Wir haben uns die wichtigsten Aussagen genauer angeschaut.

Der erste Punkt, die Archivierung von E-Mails, ist juristisch gesehen verankert und sollte von jedem Unternehmen befolgt werden. So muss jede Firma dafür sorgen, dass ihre Geschäftskorrespondenz "zwischen sechs und zehn Jahren", so die beiden Experten, gespeichert wird. Davon befreit sind Spam, Werbung und Newsletter. Um ganz sicher zu gehen, sollten die Unternehmen die E-Mail gleich zehn Jahre archivieren. Eine Grauzone seien dabei die vermeintlich privaten E-Mails. Heutzutage ist eine Trennung von privat und beruflich kaum noch möglich. Ein Kundennetzwerk will immer gepflegt sein. Eine gesonderte Regelung mit dem Mitarbeiter und allgemein im Unternehmen ist daher empfehlenswert.

E-Mail-Flut bremsen

Der eben erwähnte Punkt "private E-Mails im Unternehmen" ist ebenfalls ein Thema im Artikel. Natürlich kann der Chef diese Praxis verbieten und nur unternehmerisch relevante E-Mails erlauben. Doch das wird ihm wahrscheinlich in der heutigen IT-Welt keine Vorteile bringen. Ein gesunder Kompromiss ist nicht nur wichtig, es erfreut auch die Mitarbeiter. Doch auch hier können Mechanismen helfen, die E-Mail-Flut zu bremsen. Entweder der Browser erlaubt den Zugriff auf Privates, oder man lässt die privaten E-Mails mit in den beruflichen Client laufen und dazu in einen separaten Ordner. Dieser sollte dann nicht mit in die Archivierung aufgenommen werden.

Rechtsanwalt hilft

Ebenfalls ein wichtiger Punkt ist die Verschlüsselung. Hierzu ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet. Aber sie sollte gerade in der heutigen Hackerzeit veranlasst werden. Dazu sind nur wenige administrative Handgriffe von Nöten und das Unternehmen geht ganz sicher, dass selbst bei einem Datenleck keine Kundendaten verloren gehen – oder gar in die falschen Hände gerät. Server-basierte E-Mail-Lösung und professionelle Anbieter bieten die Verschlüsselung schon von Haus an. Wer sich unsicher ist, sollte für sein Unternehmen zur Sicherheit einen Rechtsanwalt kontaktieren. Dann kann auch bei der E-Mail-Archivierung nichts schief laufen.