ECM im Mittelstand

Das Enterprise Content Management (ECM, digitalisierte und zentralisierte Datenverwaltung) führt zu einer Revolution beim Umgang mit Daten und Dokumenten in Unternehmen. Es verkürzt Such- und Durchlaufzeiten, was den Firmen Kosten und Arbeitszeit erspart. Nach einer Bitcom-Studie unterstützen geeignete ECM-Tools die Unternehmen beim effizienten Erfassen, Speichern und Auffinden ihrer Dokumente, bei der Compliance und bei der Abwicklung sämtlicher dokumentenbasierter Prozesse. Die Archivierung erfolgt dadurch revisionssicher, was den Unternehmen wiederum Rechtssicherheit verschafft.

Aktuelles Erfordernis: Aufnahme von EMC in den Mittelstand

EMC im Mittelstand wird inzwischen von großen Unternehmen durchgehend angewendet, weil sie die Rationalisierungseffekte und Compliancevorteile erkannt haben. Auch neue Kollaborationsmöglichkeiten in Teams zeigen die Vorteile offenkundig auf. Mittelständler sollten nach der Auffassung von Fachleuten entschlossen nachziehen und ECM-Lösungen in ihre IT migrieren. Da die Digitalisierung von Geschäftsmodellen permanent voranschreitet, müssen auch Dokumente digitalisiert und automatisiert verwaltet werden. Viele KMU fürchten allerdings Medienbrüche bei der Einführung einer ECM-Software, die in der Tat zu vermeiden sind. Das gelingt durch eine ECMStrategie, welche die vorhandenen Softwarelösungen im Unternehmen berücksichtigt.

Was leisten ECM-Systeme für den Mittelstand?

Durch das Enterprise Content Management können Mittelständler ihre permanent generierten Informationen so verwalten, dass sie zeit- und ortsunabhängig nutzbar werden. Grundsätzlich lassen sich in ein ECM-System auch unstrukturierte Informationen aufnehmen und dann mit der gewohnten Textsuche (auch fragmentarisch) wiederfinden. Das bedeutet: Wenn ein ECM-System gut funktioniert, kann der Anwender einfach das Stichwort „Geschäftsbericht 2020 … Abteilung XY … Eingangsverwaltung“ eingeben. Das System findet dann diese Information. Laien können sich das so vorstellen, als könnten sie von einer einzigen Eingabemaske aus alle ihre Devices sowie deren Festplatten, sonstige Datenspeicher, Clouds und Ordner durchsuchen. In Firmen ist das gängige Praxis: Es gibt zahllose Ablageorte für Informationen, die zudem oft recht unterschiedlichen Systematiken unterliegen. Die technische Abteilung verwaltet die Daten zu einer Teilelieferung anders als die Buchhaltung, doch am Ende ist es für die Buchhaltung nützlich, wenn sie die Daten der Kollegen aus der Technik einfach aufrufen und damit ermitteln kann, wie viele Teile der Serie XY im Vormonat zu welchem Preis gekauft wurden. ECM bedeutet, bestimmte Strategien, Tools und Methoden zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten und Daten anzuwenden, mit denen sich die organisatorischen Prozesse im Unternehmen digital unterstützen lassen. Die betreffenden Softwarelösungen sind die ECM- Systeme.

Wie funktioniert ECM in der Praxis?

Ein Dokument hat einen digitalen Lebenszyklus. An dessen Anfang steht die digitale Erfassung von Daten und Dokumenten. Mithilfe eines ECM-Systems können die Daten beispielsweise aus Portalen oder E-Mails übernommen werden. Analoge Dokumente müssen gescannt werden, allerdings nimmt deren Bedeutung ab. Das senkt diesen Arbeitsaufwand. Anschließend werden die Daten an einem zentralen Speicherort im ECM-System abgelegt. Dieses verarbeitet sie je nach ihrer Systematik unterschiedlich. So kann der Posteingang automatisch an die zuständigen Beschäftigten verteilt werden, bestimmte Daten legt das System in dafür vorgesehene Ordner ab. Die Wiedervorlage erfolgt nach einer definierten Frist. Ein integrierter Kalender erinnert an bestimmte

Termine (zum Beispiel die Aufnahme der Kosten in die Umsatzsteuererklärung). Gleichzeitig ist mit ECM natürlich eine Administration der Daten möglich. Es werden Zugriffsberechtigte festgelegt, die bestimmte Dokumente einsehen können. Selbstverständlich ist der Zugriff auch mit mobilen Devices oder vom Homeoffice aus möglich. Ebenfalls ist die synchrone Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Beschäftigte gleichzeitig möglich (sogenannte Kollaboration). Wenn ein Geschäftsfall abgeschlossen ist, archiviert das ECM-System die Daten revisionssicher. Hierbei werden die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachtet. Die modernen Softwarelösungen sind ab Werk auf länderspezifische Fristen eingestellt, die sich aber auch anpassen lassen.

Manipulationssicherheit durch ECM

Wenn Dokumente oder Datensätze alle Arbeitsschritte durchlaufen haben, legt sie die ECM- Software manipulationssicher ab. Zwar kann in Zukunft auf die Daten zugegriffen, sie können aber nicht mehr geändert werden. Unter anderem das Finanzamt verlangt diese Manipulationssicherheit. Diese Art der Archivierung unterscheidet sich von einer einfachen Dokumentenablage, wie sie gegenwärtig noch oft im Mittelstand genutzt wird. Allein wegen dieses Vorteils sollten KMU auf moderne ECM-Lösungen setzen. Hinzu kommt die gigantische Arbeitserleichterung durch diese moderne Art der Daten- und Dokumentenverwaltung.