Was ist ein ERP-System?

Würde man zufällig auf der Straße zehn Menschen fragen, was genau ein ERP-System ist, stieße man bei den meisten vermutlich nur auf verständnisloses Kopfschütteln – und das, obwohl Tools zum Enterprise Resource Planning mittlerweile in jeder größeren Firma eingesetzt werden. Doch was genau sind diese Softwarelösungen und welchen Mehrwert bieten Sie einem Unternehmen?

Dass softwareseitige Werkzeuge zur Vereinfachung der unternehmerischen Planung vielfältig angewandt werden, ist kein Geheimnis. Spätestens bei der Buchhaltung greifen schließlich selbst kleine Unternehmen auf spezielle Anwendungen zurück. Doch auch für viele andere Arbeitsbereiche hält der Software-Markt spezifische Lösungen bereit.

Das Ziel eines ERP-Systems ist es in diesem Kontext, eine übersichtliche und vernetzte Abbildung aller Geschäftsprozesse zu ermöglichen. Im Folgenden wollen wir speziell darauf eingehen, was genau deren Vorteile sind, wie diese Systeme grob funktionieren und welche Varianten sich auf dem Markt finden.

Zuvor jedoch wollen wir einen Blick auf einige Fremdwörter werfen, um die angesprochenen Themen besser bearbeiten zu können.

Was ist ein ERP-System?

Die Abkürzung ERP steht für sogenanntes Enterprise Resource Planning. Wie die Übersetzung ‚unternehmerische Ressourcen-Planung‘ schon anklingen lässt, geht es hier um die Einsparung von Kosten durch effizientere Steuerung verschiedenster Geschäftsprozesse.

Geschichte der ERP-Systeme

Entwickelt wurde das ERP-Konzept bereits Mitte des 20. Jahrhunderts. Während zu dieser Zeit vor allem sehr große Unternehmen wie etwa aus der Automobilindustrie entsprechende Lösungen nutzten, weitete sich die damals noch analoge Technologie im Lauf der Zeit auf immer mehr Branchen und auch kleinere Firmen aus.

So entwickelten sich über die Zeit Software-Lösungen, welche sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens abzubilden vermögen. Zentrales Ziel dieser Anwendungen ist die vernetzte Zusammenführung sämtlicher Daten in einer zentralen Datenbank.

Schnellere und ressourcensparende Prozesse

Essenzieller Grundpfeiler eines ERP-Programmes ist, dass sämtliche Geschäftsbereiche eines Unternehmens in Echtzeit auf dieselben Daten zugreifen und diese bearbeiten können. Das sorgt nachhaltig für schnellere und effizientere Prozesse. Mit dem System kann sichergestellt werden, dass jedem Arbeitsablauf zur richtigen Zeit die passenden Ressourcen zugeführt werden – egal ob in Form von Personal, finanzieller Unterstützung, Werkzeugen oder Rechenleistung.

Dabei wird zu jedem Zeitpunkt sichergestellt, dass jede geplante Aktion ausgeführt wird, ohne dass es dabei zu Engpässen oder Verschwendungen kommt. Ferner werden die Prozesse durch die Zentralisierung der Daten deutlich verschlankt und teilweise durch das System automatisiert.

Wie sind ERP-Systeme technisch aufgebaut?

Im Normalfall sind ERP-System aus verschiedenen Modulen aufgebaut, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich des Unternehmens abdecken. So finden sich in modernen ERP-Lösungen eine Vielzahl von spezialisierten Modulen etwa für Rechnungswesen, Human Resources, Produktion, Lager oder auch für den Kundenkontakt.

Nicht jedes Unternehmen benötigt dabei alle Module, während in sehr großen Firmen teilweise individuell maßgeschneiderte Lösungen zusätzlich programmiert werden müssen. Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs ergeben sich wesentliche Unterschiede zwischen den modernen ERP-Software-Lösungen. Auch mit Blick auf die jeweiligen Lizensierungsmöglichkeiten ergeben sich Unterschiede.

Die meisten aktuell erhältlichen ERP-Lösungen werden in verschiedenen Ausführungen angeboten. Oftmals stößt man dabei auf diese vier unterschiedlichen Modelle:

• On-Premises ERP-Software
• Cloud ERP-Software
• Gehostete ERP-Software
• Hybride ERP-Software

Klassischerweise erwirbt ein Unternehmen eine Software und installiert diese auf den hauseigenen Servern. Die Software kann dann nach eigenem Belieben angepasst werden, was allerdings auch bedeutet, dass Wartung und Instandhaltung der Software auf das jeweilige Unternehmen entfallen. Bei dieser Variante spricht man vom sogenannten On-Premises- oder lokalen Modell.

ERP-Systeme aus der Cloud

Dem gegenüber steht das Cloud-Computing. Hier wird die Software auf den Servern des Cloud-Betreibers gespeichert. Das Unternehmen erwirbt vom Anbieter Lizenzen entsprechend seines Bedarfs und kann über das System über einen Internetzugang nutzen. Dabei verlassen die Daten das Unternehmen und werden im Rechenzentrum des Cloud-Betreibers gespeichert. Ob eine Cloud-ERP-Software für ein Unternehmen in Frage kommt hängt stark von den eigenen Ansprüchen gerade im Bereich des Datenschutzes ab, auch budgetäre Überlegungen spielen hier eine Rolle.

Verschiedene Kostenmodelle der Varianten

Beide Varianten haben charakteristische Vor- und Nachteile gegenüber der jeweils anderen. Insbesondere bei den Kostenmodellen der beiden Optionen ergeben sich gravierende Unterschiede. Während man bei einer lokalen Variante mit hohen Anfangsinvestitionen und niedrigeren Folgekosten konfrontiert wird, zahlt man beim Cloud-Modell monatliche Nutzungsgebühren pro Lizenz für den gesamten Nutzungszeitraum, welche naturgemäß nach einiger Zeit der Verwendung den einmaligen Kaufpreis übersteigen.

Wie finde ich das richtige ERP-System für mein Unternehmen?

Wichtig bei der Suche nach einer geeigneten ERP-Software für das eigene Unternehmen ist in jedem Fall eine umfangreiche Vorbereitung. Es gilt festzustellen, welche Module und Funktionen man benötigt und welches Lizenzmodell in Frage kommt. Es ist immer ratsam, im Vorfeld eine entsprechende IST-Analyse durchzuführen und daraus konkrete Ziele abzuleiten, bei deren Erreichen das ERP-Tool helfen soll. Ebenso empfiehlt sich die Erstellung eines detaillierten Lastenheftes, in welchem alle wichtigen Anforderungen an das System selbst festgehalten werden.