Rechtskräftig unterschreiben mit elektronischer Signatur

Modernste Computer wurden seit Anbeginn der Computerära in Büros verwendet, weil sie nicht nur eine schnellere und effektivere Arbeit versprechen, sondern auch den lästigen Verwaltungsaufwand reduzieren sollten. Doch insbesondere in den ersten Jahren wurde am Arbeitsplatz mehr statt weniger Papier produziert, weil sich jeder alle wichtigen Unterlagen sicherheitshalber noch einmal ausdruckte. Mittlerweile lässt sich jedoch der gegenteilige Trend feststellen: Das papierlose Büro ist immer mehr auf dem Vormarsch. Das ist nicht zuletzt der Tatsache zu verdanken, dass es möglich ist, Unterlagen mit einer digitalen Unterschrift zu versehen, was den Versand per Briefpost überflüssig macht. Allerdings müssen die Anwender einiges beachten, damit diese Unterschrift auch rechtssicher ist.

Eine digitale Unterschrift erstellen: so einfach geht’s

Eine simple, digitale Unterschrift ist bereits im Microsoft-Programm Outlook erstellen. Anwender, die das machen möchten, müssen lediglich eine neue Nachricht öffnen und in das Eingabefeld klicken. Nun wählen sie in der Multifunktionsleiste die Option „Freihandeingabe“. Wer an seinem Arbeitsplatz einen Touchscreen-PC besitzt oder mit einem Tablet arbeitet, kann die Unterschrift ganz einfach mit seinem Finger oder mit einem Stift setzen, alternativ lässt sich die Signatur aber auch mit Hilfe der Maus zeichnen.

Daneben gibt es aber noch weitere Programme, mit deren Hilfe sich rechtssichere, digitale Signaturen setzen lassen. Dazu gehört etwa das Programm yousign, mit welchem man unter anderem Dokumente im Format PDF signieren kann. Dieses Dateiformat wird vor allem für den Versand von geschäftlichen Unterlagen geschätzt. Der Grund: Sämtliche Formatierungen und das Layout auf einem PDF-Dokument entsprechen eins zu eins dem Original.

Die digitale Unterschrift und die Rechtssicherheit

Wie bei einer richtigen Unterschrift auf Papier muss auch die digitale Unterschrift einigen Anforderungen entsprechen, damit sie auch wirklich rechtssicher ist und gegebenenfalls bei einer juristischen Auseinandersetzung als Beweismittel herangezogen werden kann. Der wichtigste Aspekt lautet in diesem Zusammenhang, dass die digitale Signatur unverwechselbar ist, wodurch ersichtlich ist, dass der Unterzeichner mit seiner Unterschrift eine Willenserklärung abgegeben hat.

Juristisch gesehen ist es also nicht ausreichend, wenn der Anwender seine Unterschrift einscannt und als Bilddokument in ein Dokument integriert. Der Grund: In diesem Fall lässt sich das Original nicht mehr von der Kopie unterscheiden. Abgesehen davon könnte beispielsweise ein Hacker jedes beliebige Dokument in fremdem Namen unterzeichnen, sobald er im Besitz der entsprechenden Bilddatei ist.

Ferner ist wichtig, dass die digitale Unterschrift fälschungssicher und eindeutig ist. Darüber hinaus muss sie sich auch nach einem längeren Zeitraum noch zuverlässig überprüfen lassen können. Diesen Vorgaben entspricht die sogenannte qualifizierte elektronische Unterschrift, deren Anforderungen in der sogenannten eIDAS-Verordnung geregelt sind.