Technik für Seminare – was wird benötigt?

Sowohl Seminare als auch Konferenzen und Messen sind heute wichtige Bestandteile des unternehmerischen Alltags und somit beliebter, denn je. Allerdings ist eine gewisse Technik nötig, um diese Konferenzen heute auf dem Standard abzuhalten, der erwartet wird. Immerhin nehmen oftmals Teilnehmer von außerhalb – teils auch via Video und Telefonie – an der Präsentation teil. Aber welche Technik ist notwendig und worauf kommt es an?

Präsentationshardware – mit dieser Ausstattung zum perfekten Vortrag

Früher waren Vorträge vor allem eines: langweilig. Die Zuhörerschaft saß im Saal und lauschte den Worten des Vortragenden. Das konnte informativ sein, doch so manches Mal gingen Informationen verloren oder wurden schlichtweg vergessen. Moderne Vorträge hingegen sind eine Mischung aus Action, Unterhaltung und Informationen. Dazu benötigt es natürlich Präsentationshardware:

• Simple Varianten – Laptop und Leinwand sind nun die modernen Varianten, die den einfachen Projektor mit aufgelegten Skizzen abgelöst haben. Über den Laptop lassen sich selbst für Ungeübte recht anschauliche Präsentationen erstellen, die meisten Menschen lernen das spätestens in der Berufsschule. Für den großen Auftritt eignet sich diese Variante nicht, doch wer einfach im internen Meeting seine eigenen Worte mit Bildern, Statistiken oder auch Schaubildern unterlegen will, der kann mit dieser Methode arbeiten.
• Drahtlose Möglichkeiten – Drahtlose Präsentationssysteme für Besprechungsräume bieten dem Vortragenden mehr Bewegungsspielraum und verhindern, dass der Vortragende praktisch neben dem Laptop verwurzelt. Über die modernen Optionen können Präsentationen auch via Smartphone oder Tablet gesteuert werden, was natürlich bedeutet, dass sich der Vortragende dauerhaft im Raum bewegen und immer wieder andere Zuschauergruppen ansprechen kann.
• Online – nehmen Teilnehmer an anderen Standorten an einer Konferenz oder einem Seminar teil, muss überlegt werden. Wahlweise gibt es tatsächliche eine Kamera, die einen Bildschirm abfilmt, sodass Präsentationen oder Schaubilder abgefilmt und übertragen werden. Oder aber, die visuelle Untermalung wird direkt auf den Bildschirm des Teilnehmers gestreamt. Auch hierfür gibt es viele Möglichkeiten, wobei manchmal schon simple Videokonferenzanbieter genutzt werden können. Es kommt in diesem Fall darauf an, um welche Art eines Seminars oder einer Konferenz es sich handelt. Sollen einfach nur die firmeneigenen Mitarbeiter an einem anderen Standort miteingebunden werden, so darf die technische Umsetzung einfacher ausfallen, als wenn potenzielle Kunden oder Mitstreiter an der Konferenz teilnehmen.

Glücklicherweise gibt es mittlerweile viele Lösungen, die eine gute Präsentation im Rahmen eines Vortrags erlauben. Dennoch sollten Vortragende trotz aller Technik nicht an ihrer Präsentation sparen. Ist diese unansehnlich oder schlichtweg langweilig, kann auch die Technik keine Berge versetzen.

Gute Beleuchtung

Im kleinen Meetingraum innerhalb des Unternehmens ist die Beleuchtung nicht allzu wichtig. Natürlich sollte auch hier jeder Teilnehmer in der Lage sein, sich Notizen machen zu können oder eine Präsentation zu erkennen. Doch in größeren Räumlichkeiten spielt die Beleuchtung eine tragende Rolle:

• Sprecher – Zuschauer möchten den Vortragenden sehen können. An dieser Stelle gibt es natürlich zwei Möglichkeiten. Wahlweise, die Bühne ist so erhellt, dass sich der Vortragende im gewissen Rahmen bewegen kann, oder aber die Beleuchtung wird gezielt extern gesteuert. Die letztere Option erfordert meist einen sehr guten Techniker oder die vorherige Probe.
• Leinwand – es gibt kaum etwas Schlimmeres, als wenn Scheinwerfer oder andere Beleuchtungselemente direkt auf die Leinwand strahlen. Zuschauer können nun nicht mehr sehen, was überhaupt eingeblendet wird. Bei einer Präsentation ist das gewiss ein Fiasko.
• Zuschauerraum – er ist stets dunkler als die Bühne, doch sollte er – je nach Vortrag – nicht zu dunkel gehalten sein. Gerade bei Seminaren oder speziellen Vorträgen möchten sich die Teilnehmer gerne Notizen machen. Hierzu müssen sie natürlich in der Lage sein, wenigstens das Tablet zu finden.

Die Beleuchtung hängt stets von der Örtlichkeit ab. Es ist nicht möglich, die alleinige Beleuchtung vorzuschlagen, ohne die örtlichen Gegebenheiten zu kennen. Unternehmen mit eigenen Konferenzräumen sind gut beraten, einen Experten mit ins Boot zu holen. In angemieteten Seminarräumen ist meist schon eine hervorragende Beleuchtungseinrichtung vorhanden.

Netzwerkversorgung

Seminare und Konferenzen laufen heute medial ab. Nicht nur nehmen auch entfernt sitzende Teilnehmer daran teil und möchten direkt auf die Materialien zugreifen können, auch Teilnehmer vor Ort erwarten, dass sie die notwendigen Informationen mit nach Hause nehmen können. Auf beiden Gebieten spielt die Netzwerkversorgung eine tragende Rolle:

• Download – die Dateien müssen direkt oder zeitnah zur Verfügung gestellt werden. Nur so können Teilnehmer des Seminars Informationen herunterladen und später nutzen.
• Videoteilnehmer – für sie ist es noch wichtiger, direkt auf Informationen und Unterlagen zugreifen zu können. Nicht immer ist es möglich, die Leinwand perfekt abzulichten, sodass die Präsentationen möglichst ab der Einblendung in Echtzeit zum Download zur Verfügung stehen.
• Steuerung – zuletzt hängt die Steuerung einer Präsentation vom Netzwerk ab. Natürlich, wird sie per Knopfdruck am per Kabel verbundenen Laptop gesteuert, so ist das Netzwerk nur für Teilnehmer von Interesse. Wer aber Präsentationen via Smartphone oder Tablet steuert, um sich frei auf der Bühne bewegen zu können, der ist auf eine ausgezeichnete Verbindung angewiesen. Tipp: In diesem Fall kann auch der Download für außenstehende Teilnehmer direkt im Augenblick freigegeben werden.

Für kleinere Seminare oder Konferenzen lässt sich das Netzwerk meist leicht in der Firma aufbauen. Etwas schwieriger wird es bei großen Konferenzen, wobei Unternehmen Glück haben. Die meisten anzumietenden Konferenz- und Seminarsäle haben das Netzwerk integriert und die Ausrichter können es nutzen. Einzig um den Speicherplatz der Downloadunterlagen müssen sich Ausrichter selbst kümmern.

Tipp: Wer Teilnehmer an anderen Standorten hat, der sollte zwischen Download und Start der Präsentation kurz warten – oder aber, den Download ein wenig vorziehen. Auf diese Weise lassen sich Wartezeiten minimieren.

Fazit – mehr als nur ein Vortrag

Heute wird mehr von einem Seminar oder einer Konferenz erwartet, als der Vortragende, der auf der Bühne steht und stur seinen Text erzählt. Präsentationen, Veranschaulichungen, Unterhaltung oder auch mal Videos werden erwartet und benötigt. Mit der richtigen Hardware, einem Netzwerk und natürlich der guten Beleuchtung ist das aber gar nicht so schwer. Zumal die Unterlagen heute auch ganz bequem online zur Verfügung gestellt werden können, sodass jeder Teilnehmer auf dem perfekten Stand sein kann.