Digitalisierung in der Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung ist ein äußerst sensibler Bereich in jedem Unternehmen, weil hier die Gehälter und Löhne der Angestellten abgerechnet werden. Denn jeder Arbeitnehmer hat ein Anrecht darauf, in regelmäßigen Abständen ein Dokument zu erhalten, in welchem detailliert aufgeschlüsselt ist, wie sich sein Lohn zusammensetzt, weshalb diese Abrechnungen in aller Regel jeden Monat erstellt werden. Weil die Zahlen nicht nur für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer nachvollziehbar dargestellt sein müssen, sondern auch für das Finanzamt, müssen neben dem Verdienst auch sämtliche Steuern und Abzüge aufgeführt sein.

Der Arbeitgeber steht in der Pflicht

Laut Paragraph 108 der Gewerbeordnung ist jeder Arbeitgeber dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung zu erstellen. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber außerdem Sozialversicherungsbeiträge unter anderem für die Arbeitslosen-, Pflege-, Renten- und Krankenversicherung abführen.

Auch wenn die Lohnbuchhaltung mittlerweile in vielen Unternehmen digital erstellt wird, stellt gerade dieser Bereich die verantwortlichen Mitarbeiter vor einige Herausforderungen. Denn es gibt nahezu keinen anderen kaufmännischen Bereich, in welchem es so viele rechtliche Änderungen gibt, wie im Lohnsteuerrecht. Damit die Mitarbeiter rechtssicher mit den Abrechnungen umgehen können, bieten die IHKs regelmäßig Fortbildungen zu diesem Thema an.

Welche Veränderungen bringt die Digitalisierung mit sich

Die Lohnbuchhaltung gilt in Unternehmen als äußerst sensibler Bereich, weil es hier um ein Höchstmaß an Vertraulichkeit und Datensicherheit geht. Denn im Arbeitsalltag kann sich durch eine kurze Unachtsamkeit so mancher Fehler einschleichen und möglicherweise bekommen sogar Außenstehende einen Einblick in Details der Abrechnung. Beispielsweise, weil Unterlagen, die gerade bearbeitet werden, offen auf dem Schreibtisch liegen. Eine Lösung für diese Problematik bieten moderne Programme, die sich individuell auf den Bedarf des jeweiligen Unternehmens zuschneiden lassen. Das macht die Lohnbuchhaltung insgesamt sicher, weil die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen oder gar Betrügereien gemacht werden, auf ein Minimum reduzieren.

Der Grund dafür liegt darin, dass die Lohnbuchhaltung in den Programmen automatisiert abgewickelt wird, was auch eine korrekte Verarbeitung der eingegebenen Daten gewährleistet. Darüber hinaus bringt die digitale Lohnbuchhaltung eine erhebliche Zeitersparnis mit sich, weil die Software schneller und effizienter arbeitet als ein menschlicher Mitarbeiter.

Damit alles korrekt abläuft

Weil jeder Arbeitsschritt digitalisiert wird, lässt sich jeder Arbeitsablauf anschließend logisch nachvollziehen. Einen weiteren Pluspunkt der digitalen Lösung stellt die Tatsache dar, dass sich der Zugriff auf die Daten auf einen bestimmten Personenkreis beschränken lässt, was die Datensicherheit erheblich erhöht. Darüber hinaus gibt es einen separaten Bereich, der durch ein Passwort geschützt ist. Dort werden finanzielle und persönliche Daten der Mitarbeiter so gespeichert, dass sie vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sind. Darüber hinaus werden die Daten genau in der Form ausgegeben, wie es von Aufsichtsbehörden und vom Finanzamt verlangt wird, sodass sich der zeitliche Aufwand für die Mitarbeiter auf ein Minimum reduziert.