Unentbehrliches Büroutensil: Der Datumstempel! – Doch ist Ihrer bereit für das kommende Jahr?

Wenn es ein Stempelmodell gibt, welches in so gut wie jedem Büro zum Einsatz kommt, so ist es zweifelsohne der Datumstempel. Kein Wunder! Auch wenn auf seiner Basis auf den ersten Blick vergleichsweise einfache Informationen abgebildet werden, so handelt es sich hierbei um einen echten „Alleskönner“.

Egal, Postein- oder -Ausgang, als Ergänzung zu Vertragsunterschriften oder zur verbesserten Organisation interner Dokumente: spätestens dann, wenn das jeweils aktuelle Datum mehrmals zu Papier gebracht werden muss, zeigen sich die maßgeblichen Vorteile dieses Büroutensils.

Datumsbänder eines Trodat Stempelautomaten (Copyright: https://www.stempelservice.de)

Wie lange ist ein Datumstempel „haltbar“?

Keine Frage: besonders die hochwertigen Modelle der führenden Stempelautomaten-Hersteller charakterisieren sich unter anderen durch ein hohes Maß an Stabilität und eine entsprechend lange Haltbarkeit. Dennoch können Datumstempel „von Haus aus“ nur über einen bestimmten Zeitraum genutzt werden, denn: sie verfügen über ein begrenztes Jahresband. Dieses umfasst in der Regel zehn bis 12 Jahreszahlen und muss entsprechend in regelmäßigen Abständen ausgetauscht werden, damit immer aktuell korrekt gestempelt werden kann.

Ein Rechenbeispiel

Basierend auf der oben genannten Tatsache, dass die meisten Datumstempel mit einem Jahresband von maximal 12 Jahreszahlen ausgeliefert werden, resultiert hieraus, dass Sie -falls Sie Ihren Datumstempel 2006 gekauft haben- zum Jahreswechsel auf 2019 auf ein neues Modell wechseln müssen.

Doch Vorsicht! Vielleicht haben Sie sich 2008 für ein Modell entschieden, welches aufgrund seiner Bauweise auch schon ein oder zwei Jahre hätte genutzt werden können? Dann steht auch hier ein Austausch bevor. Um sicher zu gehen lohnt es sich daher immer, zu kontrollieren, ob die kommende Jahreszahl noch auf dem jeweils aktuell genutzten Modell eingestellt werden kann.

Wieso können Datumstempel nicht „ewig“ benutzt werden?

Die Antwort auf diese -durchaus berechtigte Frage- erschließt sich schnell, wenn der allgemeine Aufbau des Datumstempels in Augenschein genommen wird. Während Tage und Monate noch aus je zwei Rädchen „zusammengesetzt“ werden, besteht die Jahreszahl in der Regel aus einem Rädchen, welches alle vier Ziffern, zum Beispiel „2018“ abbildet. Aus Platzgründen gehen die meisten Hersteller heute von zehn bis zwölf Zahlen aus. Hier noch mehr Optionen -im wahrsten Sinne des Wortes- einzubauen, wäre aufgrund des Aufbaus der verschiedenen Modelle nicht möglich.

Wie kann die maximale Nutzungsdauer eines Datumstempels ausgenutzt werden?

Fest steht: die maximale Nutzungsdauer eines Datumstempels liegt in der Regel bei zehn bis zwölf Jahren. Auf Basis hochwertiger Materialien und einer entsprechenden Verarbeitung ist es zunächst nicht schwer, diese auch zu erreichen. So sind moderne Stempelmodelle in der heutigen Zeit so robust, dass sich ihr Gehäuse gegen äußere Einflüsse, zum Beispiel im Zusammenhang mit einem Transport in der Aktentasche, hervorragend zur Wehr setzen kann.

Um dann auch noch zu gewährleisten, dass das Jahresband komplett ausgeschöpft werden kann, ist es wichtig, sich für ein Modell mit einem aktuellen Jahresband zu entscheiden. Dementsprechend bedeutet dies, dass 2019 ein Modell zum Einsatz kommen sollte, welches 2019 startet und folglich bis 2029 bzw. 2031 nutzbar ist.

Die entsprechenden Modelle können in Online-Stempelshops wie z.B. stempelservice.de neu bestellt werden. Hier stehen unter anderem zahlreiche Varianten an Datumstempeln zur Verfügung.

Kann auf einem Datumstempel wirklich „nur“ das aktuelle Datum abgebildet werden?

Wer sich einmal mit dem ihm zur Verfügung stehenden Sortiment an Datumstempeln der unterschiedlichen Hersteller befasst, erkennt schnell, dass dieser Bereich viel weitläufiger und vielseitiger ist, als es auf den ersten Blick den Anschein haben mag.

Im Zusammenhang mit dem Bestellen eines neuen Datumstempels für 2019 ist es dementsprechend auch immer sinnvoll, sich mit den Möglichkeiten zu befassen, die auf der Basis individueller Modelle geboten werden. Als besonders praktisch erweist es sich beispielsweise immer wieder, dass nicht nur das jeweils aktuelle Datum gestempelt, sondern auch der Rest der Stempelplatte individuell gestaltet werden kann.

Wer sich hier für ein vergleichsweise großes Modell entscheidet, kann beispielsweise noch zusätzlich die Kontaktinformationen eines bestimmten Ansprechpartners im standardisierten Bereich der Platte vermerken.

Sollten sich diese dann beispielsweise im Laufe des vergangenen Jahres geändert haben, handelt es sich bei einer entsprechenden Neubestellung natürlich auch um eine perfekte Möglichkeit, diese zu aktualisieren.

Welcher Datumstempel ist der richtige?

Wer nun im Rahmen seiner Recherchen herausgefunden hat, dass er für 2019 einen neuen Datumstempel braucht, könnte überrascht davon sein, wie groß das betreffende Sortiment mittlerweile geworden ist. Um die zur Verfügung stehende Auswahl ein wenig einzuschränken, empfiehlt es sich, sich mit den folgenden Fragen auseinanderzusetzen:

• Möchte ich „nur“ das Datum oder noch weiterführende Informationen, wie zum Beispiel eine Anschrift oder einen Ansprechpartner abbilden?
• In welcher Farbe möchte ich stempeln?
• Wie groß soll der entsprechende Abdruck sein?

Anhand dieser Überlegungen lässt sich in der Regel schnell ein Modell ausfindig machen, welches ideal zum individuellen Geschmack (und dem betreffenden Einsatzbereich) passt.

Die verschiedenen Modelle überzeugen dann jeweils durch spezifische Charakteristika. Wer zum Beispiel auf einen individuell gestalteten Stempel setzt, erhält einen „Allrounder“, der nicht nur das Datum, sondern auch gezielte Infos zu einem bestimmten Themenbereich komprimiert aufzeigt. Klassische Basismodelle hingegen überzeugen unter anderem dadurch, dass sie sich auf das Abbilden des Datums beschränken und dementsprechend besonders flexibel eingesetzt werden können.