Wie kann ich online Rechnungen schreiben?

Im digitalen Zeitalter steigen immer mehr Selbstständige auf die papierlose Buchhaltung um. Auch Rechnungen können bequem online geschrieben werden. Wir zeigen auf, wie genau das funktioniert und was Sie beim Schreiben solcher Rechnungen beachten müssen.

Rechnungen schreiben: Darauf müssen Sie achten

Wer Rechnungen schreibt, muss einiges beachten. Zunächst einmal müssen bestimmte Pflichtangaben auf jeder Rechnung zu finden sein. Nur eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung wird von Ihren Kunden und dem Finanzamt anerkannt. Auf der Rechnung müssen vollständiger Name und Anschrift beider Vertragspartner vermerkt werden. Nur bei einer sogenannten Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro oder bei Fahrausweisen können Sie auf die Angabe der Anschrift des Leistungsempfängers verzichten. Die Rechnung muss zwingend Ihre Steuernummer beinhalten oder (falls vorhanden) Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer. Auch die Angabe des Ausstellungsdatums muss auf der Rechnung zu finden sein. Ab einem Betrag von 250,01 Euro muss die Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer beinhalten.

Menge und Art oder Umfang und Art der Lieferung oder Leistung müssen genau bezeichnet werden. Außer bei Kleinbetragsrechnungen müssen zudem Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz genaustens aufgeschlüsselt werden. Weitere Pflichtangaben sind Liefer- oder Leistungszeitpunkt sowie Zahlungszeitpunkt und im Vorfeld vereinbarte Entgeltsminderungen wie Rabatte, Skonti oder Boni.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen fest, welche Anforderungen Sie für eine korrekte Buchhaltung in elektronischer Form erfüllen müssen. Halten Sie die Grundsätze ein, ist Ihre Buchhaltung vollständig, fehlerfrei und nachvollziehbar. Auf welchem Wege Sie Ihre Buchhaltung auch erledigen: Achten Sie auf eine GoBD-Konformität.

Online Rechnungen schreiben: So geht’s

Natürlich könnten Sie Ihre Rechnung in einem Schreibprogramm erstellen, dies ist aber eher umständlich und kostet wertvolle Zeit, die Sie sicher effektiver für Ihr Unternehmen nutzen könnten. Diverse Online-Lösungen ermöglichen hingegen das schnelle Erstellen von korrekten Rechnungen.

Simple Rechnungen können so einfach über einen Rechnungsgenerator erstellt und anschließend ausgedruckt oder als PDF-Datei heruntergeladen und per Mail versendet werden. Mit einem guten Rechnungsprogramm können Sie aber nicht nur Rechnungen schreiben, sondern auch Angebote in Rechnungen umwandeln, das Rechnungsdesign individuell anpassen oder überfällige Rechnungen in Mahnungen umwandeln.

Rechnungen schreiben mit einer Buchhaltungssoftware ist wohl die beliebteste und komfortabelste Lösung, die mittlerweile auch online verfügbar ist. Hier wird Ihnen die Arbeit deutlich erleichtert und nicht vollständig ausgefüllte Rechnungen gehören damit der Vergangenheit an: Das Programm füllt automatisch alle Pflichtangaben aus, berechnet die Umsatzsteuer anhand der geltenden Steuersätze, versendet die Rechnungen mit einem Klick und gibt Ihnen stets eine Übersicht über noch offene Posten. Auch Umsatzsteuervoranmeldungen, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen, Kassenbuchführung und Verwaltung von Kunden oder Lager sind in den zahlreichen Funktionen oft inbegriffen. Mit einer Online-Buchhaltungssoftware sind alle Aufgaben rund um Ihre Buchhaltung im Handumdrehen erledigt.

Vorteile einer Buchhaltungssoftware

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen kann sich der Einsatz einer Buchhaltungssoftware lohnen. Der buchhalterische Aufwand ist meist nicht so groß, dass zusätzliches Personal eingestellt werden muss. Zudem lassen sich Kosten einsparen, wenn die Buchhaltung selbst erledigt wird. Denn auch der unabhängige Buchhalter, der meist viel Geld kostet, wird mit einer guten Buchhaltungssoftware je nach Aufwand nicht mehr zwingend benötigt. Somit können Sie Ihre gesamte Buchhaltung professionell selbst in die Hand nehmen. Sie sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern sind auch unabhängig und behalten stets den Überblick über alle Geschäftsvorgänge. Allerdings sollten zumindest Grundkenntnisse in der Buchhaltung vorhanden sein, da eine Software lediglich Hilfestellung geben kann.