PDF bearbeiten – Diese Faktoren sind zu beachten

Nicht nur für Laien kann es eine große Herausforderung darstellen, eine PDF-Datei zu bearbeiten – sogar IT-Experten kommen hier manches Mal ins Straucheln.

Erfunden wurde das Dateiformat PDF von Adobe. Das Format besteht in einer digitalen Datei, welche die Anzeige und einen einfachen sowie zuverlässigen Austausch von Dokumenten ermöglicht. Der größte Vorteil des PDFs liegt darin, dass die Integrität des originalen Dokuments stets beibehalten wird – inklusive des ursprünglichen Layouts. Im Gegensatz dazu zeigt sich der Austausch von anderen Dateiformaten oft problematisch, etwa, wenn es um Word-Dateien geht, die nicht in der gleichen Office-Version erstellt wurden.

Allerdings gestaltet sich die Bearbeitung einer PDF-Datei recht kompliziert. Welche Faktoren dabei eine Rolle spielen, erklärt der folgende Beitrag.

Gründe für die Bearbeitung eines PDFs

Es sind einige Gründe denkbar, aus denen es nötig wird, eine PDF-Datei zu bearbeiten. Vielleicht geht es um die Korrektur eines Fehlers in der Datei oder dem Hinzufügen eines Textes. Oft sollen auch Bilder in dem Dokument ergänzt werden.

Daneben kann es nötig werden, die Metadaten oder die Dokumenteigenschaften zu bearbeiten. Im beruflichen Kontext müssen in einer PDF-Datei oft auch Kommentare, Markups oder Anmerkungen erstellt werden. Private Nutzer möchten zudem häufig einzelne PDF-Dateien zusammenführen oder ein PDF in mehrere Dateien aufteilen.

Alle Zwecke lassen sich grundsätzlich mit einem geeigneten PDF-Editor erfüllen. Allerdings ist es dabei wichtig, den passenden Editor für die eigenen Anforderungen auszuwählen.

Ist die Bearbeitung einer PDF-Datei überhaupt möglich?

Die Frage, ob sich eine PDF-Datei grundsätzlich überhaupt bearbeiten lässt, ist mit einem klaren Ja zu beantworten. Allerdings werden dafür in vielen Fällen zusätzliche Programme und Funktionen benötigt.

Häufig sind PDF-Dateien etwa durch bestimmte Sicherheitsfunktionen geschützt, wie einer Verschlüsselung oder einem Passwortschutz. Für die Bearbeitung ist in einem solchen Fall also das entsprechende Passwort nötig.

Geht es um die Anzeige oder die Bearbeitung?

Im ersten Schritt gilt es herauszufinden, ob ein Editor für den eigenen Zweck überhaupt benötigt wird. Entscheidend ist dabei der primäre Bedarf.

PDF-Dokumente sind hauptsächlich zu Zwecken der reinen Anzeige gedacht. So reicht in vielen Fällen ein einfacher PDF-Viewer aus. Diese erlauben oft auch die Eingabe von Kommentaren, allerdings ist mit ihnen keine direkte Bearbeitung der Datei möglich.

Dagegen stellen Editoren die richtige Wahl dar, wenn es um die Bearbeitung von Texten oder anderweitigen Elementen in dem PDF geht. Die Voraussetzung besteht jedoch immer darin, dass dies durch den Autor der Datei grundsätzlich zugelassen wird. Mit Hilfe von PDF-Editoren lassen sich die Dateien in der Regel auch zusammenführen und teilen.

Redaktionelle Funktionen und Hinzufügen von Anmerkungen

Vor allem im Rahmen von kollaborativen Arbeitsabläufen zeigen sich Schwärzungs- und Anmerkungsfunktionen als überaus nützlich. Das Gleiche gilt für die Weiterleitung von Informationen, die nicht in Gänze für die Augen Dritter bestimmt sind.

Viele PDF-Editoren ermöglichen es so, Hervorhebungen, Kommentare, Anmerkungen und Schwärzungen in dem Dokument durchzuführen. Dadurch wird die Zusammenarbeit im Team maßgeblich vereinfacht.

Aufteilen und Zusammenfügen von PDFs

In professionellen Kontexten ist es ebenso wie im Privatbereich oft nötig,  verschiedene PDFs zu einer Datei zusammenzuführen oder das PDF in einzelne Dokumente aufzuteilen. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise einzelne Seiten aus einem langen Vertragsdokument extrahieren oder Bestellungen mit einer Rechnung zusammenfassen.

Solche Arbeitsabläufe lassen sich so mit den entsprechenden Funktionen wesentlich effizienter gestalten. Nahezu alle Editoren verfügen über derartige Möglichkeiten.

Die Sicherheitsanforderungen

Geht es um die Bearbeitung von PDF-Dokumenten, dürfen jedoch auch die Sicherheitsanforderungen nicht außer Acht gelassen werden.

Sollten persönliche oder sensible Informationen in den zu bearbeitenden PDFs auftauchen, ist unbedingt ein Editor zu wählen, der entsprechende Sicherheitsfunktionen bietet, wie zum Beispiel eine Verschlüsselung oder einen Passwortschutz. Insbesondere für Unternehmen können mangelnde Sicherheitsvorkehrungen schließlich weitreichende negative Konsequenzen haben.