BuchhaltungsButler: Buchhaltung einfach gemacht?

Das mit der Buchhaltung ist so eine Sache. Die einen haben gerne alles in der eigenen Hand und finden sogar Spaß an der Aufgabe. Für andere wiederum gibt es nichts, was mehr nervt und Zeit raubt, als sich selbst um die Buchhaltung kümmern zu müssen. Für die zweite Gruppe haben wir gute Nachrichten: Es gibt Softwares, welche die lästige Buchhaltung vereinfacht. In diesem Review haben wir BuchhaltungsButler unter die Lupe genommen.

Was ist Buchhaltung und wer ist BuchhaltungsButler?

Bevor wir uns dem Programm widmen, sollten wir erstmal den Begriff “Buchhaltung” definieren. Unter Buchhaltung oder auch Buchführung versteht man die komplette Dokumentierung von Geschäftsvorgängen. Dabei werden Belege genutzt, um Ausgaben und Einnahmen zeitlich und sachlich ordnen zu können. Eine lückenlose Buchhaltung ist enorm wichtig, um den gesetzlich vorgeschriebenen Beweis- und Informationspflichten nachzukommen, welche das Finanzamt einfordern kann. Wer mit Zahlen und Ordnung seine Probleme und kein Personal für die Buchhaltung übrig hat, sollte sich von einer vertrauenswürdigen Software helfen lassen.

Hier kommt BuchhaltungsButler ins Spiel. Das Unternehmen aus Berlin gibt es seit 2015 und hat es sich laut eigener Aussage zur Vision gemacht, die Rolle des Chief Financial Officer (CFO) eines jeden Unternehmens einzunehmen. Die zwei Gründer und ihr Team wollen die Buchhaltung und die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung vereinfachen. 2019 schaffte BuchhaltungsButler es in die Top 50 der wachstumsstärksten Unternehmen bei den Awards von Gründerszene. Heute berufen sie sich auf 10.000 zufriedene Kunden und hunderte begeisterte Steuerberater.

Die Website von BuchhaltungsButler überzeugt mit einem intuitiven und ansprechenden Design.

Wie schlägt sich BuchhaltungsButler in unserem Test?

Vorneweg: Unser Tester hat mit Buchhaltung bisher nichts am Hut gehabt und sich deshalb einfach mal ins kalte Wasser gestürzt. In diesem Test wird sich also herausstellen, ob die Software von BuchhaltungsButler tatsächlich intuitiv und anfängerfreundlich ist.

Registrierung

Die Registrierung erfolgt über eine einfach gehaltene Benutzeroberfläche. Zu Beginn müssen persönliche Daten wie der Name, die E-Mail-Adresse sowie die Telefonnummer angegeben werden. In einem zweiten Schritt werden Daten über das anzumeldende Unternehmen abgefragt. Wie heißt die Firma, seit wann und in welcher Branche ist sie tätig, wie viele Mitarbeiter hat sie und für welches Leistungspaket interessiert man sich. Hat man all diese Daten eingegeben, bekommt man eine E-Mail, welche bestätigt werden muss. Das alles dauert keine fünf Minuten und läuft reibungslos ab.

Erstkonfiguration

Einmal registriert, steht die Erstkonfiguration an. In dieser müssen weitere Information hinterlegt werden, damit das Produkt optimal funktioniert. In diesem Schritt müsst ihr wählen, ob ihr BuchhaltungsButler als Vorbereiter oder in seinem vollen Funktionsumfang nutzen wollt. Unser Tester hat sich für den vollen Funktionsumfang entscheiden, um einen Überblick über alle verfügbaren Funktionen zu bekommen. Im nächsten Schritt werden noch fehlende, aber relevante Informationen zu steuerlichen und buchhalterischen Einstellungen abgefragt. Hier müsst ihr die Unternehmensform und Besteuerungsart angeben und mitteilen, ob ihr umsatzsteuerpflichtig seid. Außerdem benötigt BuchhaltungsButler Informationen zu Kontenrahmen und die Sachkontenlänge. Zum Schluss der Erstkonfiguration gibt es die Möglichkeit, sogenannte Basiskonten anzulegen. Basiskonten können real oder fiktiv sein und ermöglichen die verursachungsgerechte Zuordnung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben. Mit einem Klick auf Fertig ist die Erstkonfiguration abgeschlossen.

In der Erstkonfiguration bei BuchhaltungsButler könnt ihr zwischen einer vorbereitenden Buchhaltung und dem vollen Funktionsumfang auswählen.

Herzlich Willkommen bei BuchhaltungsButler

Der Aufbau der Website ist schlicht und wirkt auf den ersten Blick nicht überladen oder überfordernd. Bei dem ersten Besuch der Startseite poppt ein Tutorial mit dem Titel Herzlich Willkommen! auf. Es handelt sich um ein interaktives Onboarding, welches in drei Schritten die Grundfunktionen der Software erklärt. Es endet – sehr raffiniert – mit dem Hinweis auf ein kostenloses Webinar, welches den Wechsel der Buchhaltungssoftware erleichtern soll.

Auf der Startseite – BuchhaltungsButler nennt sie auch “Cockpit” – finden sich mehrere Kacheln, welche über aktuelle Neuerungen informieren, Hinweise beinhalten können oder die Geschäftskennzahlen, Dokumente oder Kontostände anzeigen. Wie eingangs erwähnt, wirkt das sehr aufgeräumt und übersichtlich. Mehr zur Startseite folgt gleich.

Die Startseite von BuchhaltungsButler ist sehr übersichtlich und liefert hilfreiche Tipps und Informationen

Wie ist BuchhaltungsButler aufgebaut?

Jetzt geht es ans Eingemachte. Das Tutorial ist abgeschlossen, die Willkommens-Nachricht samt Informationen erst einmal weggeklickt und beiseitegelegt. Unter der Kachel Einrichtung abschließen fehlen noch einige Werte, welche bei der Konfiguration nicht angegeben werden konnten. Auf der linken Seite im Menü befinden sich mehrere Reiter, die wir uns nun ansehen werden.

Dokumente

Direkt unter dem Reiter Startseite befindet sich der Bereich, in dem ihr sämtliche Dokumente ablegen und wiederfinden könnt. Das können Belege, Rechnungen, Angebote und Gutscheine sein. Weiter unten gibt es die Möglichkeit, Entwürfe von Angeboten, Rechnungen und Gutschriften sowie wiederkehrende Rechnungen anzulegen. Oben rechts befindet sich ein Button mit der Aufschrift Hochladen, über den ihr Dokumente (Eingangs- und Ausgangsbelege) per Drag & Drop oder nach Durchsuchen des Rechners hochladen könnt.

Genau das haben wir getan. Eine schnell zusammengestellte Alibi-Rechnung ließ sich problemlos in das Feld ziehen und wurde innerhalb weniger Sekunden hochgeladen. Für unseren Test haben wir es bei einer einfachen Ausführung belassen und den Vorgang über einen Klick auf Einordnen abgeschlossen. Als wir diese Rechnung geöffnet haben, waren wir positiv überrascht, da Rechnungsempfänger, -nummer,- datum und -betrag allesamt korrekt ausgelesen wurden. Manuelle Änderungen unsererseits waren nicht notwendig. So mussten wir nur noch das passende Buchungskonto zuweisen und den Beleg verbuchen. Im Anschluss wird der gebuchte Beleg auf der Startseite unter Forderungen und Verbindlichkeiten angezeigt.

Erweitert

Unter dem Reiter Erweitert lassen sich erweiterte Buchungen hinzufügen. Häufige Anwendungsfälle sind dabei das Buchen von Abschreibungen und Rückstellungen. 

Anlageverwaltung

Hier haben Nutzerinnen und Nutzer die Möglichkeit, Anlagegüter zu erfassen. Dazu zählen Wirtschaftsgüter und Anlagegüter. Über die drei Punkte oben rechts lassen sie sich hinzufügen.

Abschluss

Unter Abschluss findet man eine Art “Bilanz”. Hier wird die Anzahl aller noch zu bearbeitenden Belege, Zahlungen und Buchungen zusammengefasst. Oben kann der aktuelle Zeitraum ausgewählt werden. Dabei können Nutzerinnen und Nutzer einen individuellen Zeitraum angeben oder zwischen den Optionen Aktueller Monat, Aktuelles Quartal und Aktuelles Jahr wählen. Auf der rechten Seite lassen sich sämtliche Daten auswerten und exportieren. Zur Wahl stehen den Nutzerinnen und Nutzern unter anderem eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

Startseite

Das Wichtigste kommt zum Schluss: Wenn alle Dokumente hochgeladen sind, findet man auf der Startseite eine Übersicht, wie ihr im Screenshot unter sehen könnt. Über ein kleines Zahnrad oben links, welches sich unter eurem Namen befindet, könnt ihr Daten einfach per Kontoauszug oder Buchungssatz importieren. Unten rechts ist eine Kachel zu sehen, welche euch alle Kontostände anzeigt und unter Liquide Mittel zusammenrechnet. Daneben könnt ihr unter Forderungen und Verbindlichkeiten neue Gutschriften und Rechnungen erstellen. Hier sind auch unsere Testbelege gelandet, das automatische Addieren der Werte funktioniert zuverlässig. So weit war das kinderleicht. Wer einmal nicht weiterkommt, kann sich jederzeit unter Für den Start die Grundeinstellungen erklären lassen. Die Anleitung findet ihr unten links über dem Bereich Hilfe & Kontakt.

Auf der rechten Seite der Startseite sind die Geschäftskennzahlen anhand von Beispieldaten zu sehen. Links unter Forderungen & Verbindlichkeiten werden unsere Testbelege angezeigt. Die Aufbereitung ist ansprechend und übersichtlich.

Das Fazit: Hält BuchhaltungsButler, was es verspricht?

Die Anmeldung und Erstkonfiguration sind schnell erledigt. Die Website wirkt sehr aufgeräumt und hinter BuchhaltungsButler stecken ambitionierte Gründer, welche bereits ausgezeichnet wurden und auf viele zufriedene Kunden verweisen können. Dieses Review dient als erste Übersicht über die Software und kommt zu dem Ergebnis, dass die Buchhaltung mit BuchhaltungsButler deutlich vereinfacht wird. Wer ein Auge für ästhetische Anwendungen hat und einen einfachen Überblick über die Finanzen des eigenen Unternehmens gewinnen möchte, ist bei BuchhaltungsButler genau richtig. Das Einpflegen von sämtlichen Daten wird so unkompliziert wie möglich erklärt. Dennoch ist es von Vorteil, wenn man betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse mitbringt. Wer sich selbst überzeugen möchte, kann sich einen kostenlosen Testzugang anlegen und die Buchhaltungssoftware für 14 Tage testen.