Der Star im Homeoffice: So wird das Smartphone zum echten Organisationstalent

Das mobile Büro wird immer beliebter, häufig direkt von zu Hause aus. Doch dafür braucht es keinen leistungsstarken Laptop, weil das Smartphone richtig genutzt wird. Es eignet sich nicht nur zum Telefonieren oder Chatten, sondern schreibt wie von Geisterhand Texte, setzt Termine und organisiert. Mit diesen 6 Tipps kann jeder sein Smartphone ready für das Homeoffice machen.

PDF-Dokumente mit dem Smartphone in Sekunden erstellen

Oftmals müssen PDF-Dokumente an Kunden oder Kollegen gesandt werden. Fast alle Smartphones können das, mit etwas Vorbereitung. Manche benötigen dafür eine zusätzliche App, das iPhone hat diese Funktion bereits integriert. Um beispielsweise ein Foto mit Ideen vom Whiteboard in ein PDF-Dokument umzuwandeln, reicht der Klick auf „Teilen“, die Auswahl „Drucken“ und eine Spreizgestell mit den Fingern. Das Foto wird sofort in ein PDF-Dokument umgewandelt und kann sogar ein hinterlegten Telefonkontakte verschickt werden.

Tipp: Zu viele Dokumente oder Bildaufnahmen auf dem Smartphone können den Speicher schnell füllen. Eine regelmäßige Auslagerung nicht mehr benötigter Dokumente über SD-Karten oder digitale Speicherlösungen (beispielsweise der iCloud) helfen dabei.

Statt Klebezettel Notizen-App nutzen

Manchmal kommen die besten Ideen zwischendurch, wenn man gar nicht daran denkt. Um die gedankenlos nicht zu vergessen, ist rasches Notieren empfehlenswert. Im Homeoffice ist zwar nicht immer ein Klebezettel zur Hand, doch das Smartphone liegt meist griffbereit. Nahezu jedes Modell verfügt über eine eigene Notizfunktion, die häufig sogar noch mehr Komfort bietet. So können beim iPhone beispielsweise nicht nur neue Notizen, sondern auch Checklisten erstellt werden. Auf Wunsch lassen sich zu den Notizen sogar Dokumente bzw. Fotos anfügen.

Schneller kalkulieren dank Smartphone

Während des Telefonats in Sekundenschnelle Angebotspreis kalkulieren oder in Windeseile die Effizienz des eigenen Teams berechnen. Dafür braucht es keinen störenden Taschenrechner, der den wertvollen Platz auf dem Schreibtisch einnimmt. Einmal das Smartphone zur Hand genommen, lassen sich Zahlen dank des integrierten Rechners sekundenschnell kalkulieren. Neben den Grundrechenarten gibt es noch weitere Optionen, wie sie beim iPhone beispielsweise durch Drehen des Displays wie von Geisterhand erscheinen.

Texte einfach auf dem Schreiben (lassen)

Für die Beantwortung einer E-Mail oder die Erstellung eines Briefes ist längst kein Laptop mehr notwendig. Auch Smartphones verfügen mittlerweile über Office-Dokumente, mit denen Tabellenkalkulationen und Texterstellung problemlos möglich sind. Es gibt sogar eigene App-Anwendungen von Microsoft, welche das Smartphone zur handlichen Bürolösung machen.

Wer nicht auf dem kleineren Display über die digitale Tastatur tippen möchte, kann die Sprachfunktion nutzen. Das iPhone verfügt beispielsweise über eine Diktierfunktion, welche die ausgesprochenen Worte sofort in Text umwandelt. Aber Vorsicht, denn undeutliche Aussprache kann manchmal zu eigenständigen Wortkreationen führen. Eine Nachbearbeitung des aufgesprochenen Textes ist jedoch dank der leichten Bedienung punktgenau an den gewünschten Textstellen möglich.

Schnellere Recherche dank Lesezeichen

Zum Arbeitsalltag gehören Recherchetätigkeiten häufig dazu. Mehrere geöffnete Website-Tabs sind auch auf dem Smartphone keine Seltenheit. Für schnellere Navigation und einen zeitsparenden Überblick sorgen digitale Lesezeichen. Sie lassen sich mit einem Fingertipp bequem setzen und markieren die wichtigsten Seiten. Lesezeichen können übrigens auch im Dokument platziert werden, um beispielsweise wichtige Textstellen zu markieren.

Zeiterfassung to go: Mit dem Smartphone noch effizienter arbeiten

Zum effizienten Arbeiten gehört regelmäßige Selbstoptimierung. Dabei sind Apps zur Zeiterfassung behilflich. Die digitale Stempeluhr lässt sich auf Wunsch für verschiedene Aufgaben oder Projekte nutzen. Hier zeigt sich, wo es Verbesserungspotenzial in Arbeitsabläufen oder der eigenen Arbeitsmentalität geben könnte.

Gerade das Arbeiten zu Hause stellt viele Arbeitnehmende vor große organisatorische Herausforderungen. Es gibt mit Haushalt, Klingeln an der Tür und Co. oftmals zu viele Ablenkungsmöglichkeiten, sodass die Arbeit am Schreibtisch häufig ungewollt viel länger dauert. Damit im Homeoffice noch genügend Freizeit bleibt und der Feierabend nicht in weite Ferne rückt, können Zeitmanagement-Apps weiterhelfen. Doch sie und andere mobile Anwendungen strapazieren die Akkuleistung des Handys enorm. Ein kabelloses Ladegerät bietet rasche Hilfe, damit dem wichtigsten smarten Mitarbeiter im Homeoffice nicht die Energie ausgeht.