Inventarisierungssoftware als cleverer Effizienz-Booster

Inventarisierungssoftware zur Inventar-Verwaltung,
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Je mehr Inventar eine Firma hat, desto größer ist der Verwaltungsaufwand. Ob IT-Assets wie Computer und Software oder Werkzeuge und Maschinen – manuell, zum Beispiel per Excel-Liste, funktioniert eine Verwaltung ab einem gewissen Punkt einfach nicht mehr effektiv. Listen sind nicht auf dem aktuellsten Stand, die einzelnen Mitarbeiter haben nur umständlich Zugang und es passieren Fehler. Für eine effektive Optimierung der Inventarverwaltung muss also eine technische Lösung her: Eine Online-Inventarisierung inklusive mobiler App, die Abhilfe schafft.

Inventar-Software hilft branchenübergreifend bei Inventarisierung

Eine Inventarisierungssoftware ist im Idealfall für Firmen jeder Größe und Branche geeignet. Denn Inventar hat jedes Unternehmen. Im Bauwesen werden beispielsweise eine Menge Werkzeuge und Geräte von unterschiedlichsten Mitarbeitern – auch Subunternehmern – verwendet und von einer Baustelle zur nächsten transportiert. In der Industrie müssen Maschinen regelmäßig gewartet werden und aus Sicherheitsgründen dürfen sie oft nur von befähigten Mitarbeitern bedient werden. Im Handel ist unter anderem die Verwaltung von IT-Equipment (IT-Inventarisierung) ein wichtiges und auch aufwendiges Unterfangen.

Es gilt den Überblick über das Inventar in verschiedenen Büroräumen und an unterschiedlichen Standorten zu bewahren – auch in Zeiten von Home Office. Und nicht zuletzt stehen auch Schulen und die öffentliche Verwaltung durch die zunehmende Digitalisierung vor neuen Herausforderungen. Denn das IT-Equipment, wie Laptops, Tablets und elektronische Tafeln nimmt zu. Mit einer Inventarisierungssoftware können die Gerätschaften einer Bildungseinrichtung optimal verwaltet werden.
Aber auch in weiteren Branchen wie dem Gesundheitswesen, in der Logistik oder im Nah- und Fernverkehr – überall kann eine Inventar-Software bei Problemen der Inventarisierung und Verwaltung Abhilfe schaffen.

Mobile Inventar-App sorgt für Flexibilität & Transparenz

Branchen-unabhängig und flexibel einsetzbar ist auch die Inventarisierungssoftware der  Timly Software AG. Egal welche Unternehmensart, mit dem Inventar-Programm lassen sich alle Gerätschaften effektiv verwalten. Zunächst werden die Assets mittels QR-Code-Scan erfasst und im System hinterlegt. Bei einer Massen-Inventarisierung können auch viele Posten der selben Art als sogenannte „digitale Zwillinge“ aufgenommen werden. Jeder Zwilling bekommt eine eigene Inventarnummer, muss aber nicht einzeln in der Inventar-Management-Software angelegt werden. So spart man Zeit und die Übersichtlichkeit bleibt erhalten.

Die erfassten Daten sind dann in einer Datenschutz-konform gesicherten Cloud gespeichert (auch als on premise Lösung möglich). Cloud-Umgebungen haben den Vorteil, dass unterschiedliche Mitarbeiter von überall aus Zugriff haben. Die Timly-Inventar-App ist über jedes mobile Endgerät aufrufbar und schafft somit die optimale Flexibilität und Transparenz im Unternehmen.
Vergibt man zudem bestimmte Nutzerrollen, so haben nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf die hinterlegten Informationen, die diese für Ihre Arbeit benötigen. Die Benutzeroberfläche von Timly ist auch leicht in den Arbeitsalltag integrierbar und sehr intuitiv:

„Die benutzerfreundliche Oberfläche von Timly hat uns von Beginn an überzeugt. Wir wissen stets, welche Geräte an welche Mitarbeiter herausgegeben wurden und wie viele noch zur Verfügung stehen.“

Andrei Heidelin, Verantwortlicher IT Asset Management – Talents‘ Friends

Wartungsplaner & digitale Personalakte für noch mehr Effizienz

Kombinierbar ist eine Inventarisierungssoftware mit einem Wartungsplaner und einer digitalen Personalakte. In der Timly-Software ist beispielsweise beides bereits integriert. Der Wartungsplaner übernimmt die Koordination der Wartungstermine. Er erinnert automatisch an anstehende Prüfungen, zum Beispiel bei Maschinen und Anlagen. So wird kein Termin mehr übersehen und die Gerätschaften sind immer in funktionsfähigem Zustand. Denn auch Defekte können ganz einfach mit einem Klick auf „Defekt melden“ in der Timly App vom Mitarbeiter dokumentiert werden. Die Schadensmeldung wird dann direkt an die richtige Ansprechperson im Unternehmen weitergeleitet. Ein Gerät kann somit auch historisch nachvollziehbar analysiert werden, sodass entschieden werden kann, ob es sich noch lohnt das Gerät zu reparieren oder es stattdessen lieber zu entsorgen.

Doch was bringt die Übersicht über anstehende Wartungen, wenn sich niemand findet, der die Prüfungen durchführen darf? – Dafür gibt es die Möglichkeit einer digitalen Personalakte.
Da mag bei manch einem vielleicht die Befürchtung aufkommen, wie früher einen Eintrag ins „Klassenbuch“ zu bekommen. Doch in diesem Fall hat die digitale Akte nur Vorteile, denn es werden keine Vergehen, sondern das Know-How der Mitarbeiter eingetragen. Die Geräte oder Maschinen werden mit den Mitarbeiter-Kenntnissen verknüpft. So besteht immer ein Überblick darüber, wer befähigt ist bestimmte Gerätschaften zu warten oder zu bedienen. Damit wird die Betriebssicherheit gewährleistet und ein geeigneter Kollege kann sofort per praktischer Suche gefunden werden.

Inventarisierungssoftware in der Praxis

Nachdem inzwischen kaum ein Unternehmen noch an der Digitalisierung vorbeikommt, hat sich auch die Verwendung von Inventarisierungssoftware in Deutschland stark vermehrt. Big Player wie Siemens, Bayer, Sodastream oder Westenenergie (die größte Tochtergesellschaft des Energiekonzerns E.ON) nutzen bereits die Software von Timly zur Optimierung ihrer Prozesse. Die Bauunternehmen Diringer & Scheidel sowie die LANG-Gruppe aus Rheinland-Pfalz verwenden ebenso die Werkzeugverwaltung und die digitale Personalakte in Kombination. Die Verwaltung ihrer Mitarbeiterzertifizierungen und -fähigkeiten lässt sich damit sehr einfach administrieren.

Ebenso die Schulen Deutschlands erkennen – nicht zuletzt seit der Corona-Krise – dass sich mit einer digitalen Inventarisierung Geräte effektiv verwalten lassen. Denn hier tut sich einiges: Mit Ende 2022 werden bereits rund 100 Schulen in Deutschland mit Timly digital verwaltet. Darunter zum Beispiel die Schulen der Städte Ludwigshafen oder Remseck am Neckar.

Eine Inventardatenbank bietet den Überblick, der im hektischen Alltag schnell einmal verloren geht. Hiermit lassen sich Verwaltungsaufwand und Kosten effektiv sparen. Denn auch Materialverlust und Such-Aufwand schlagen zu Buche. Egal ob Schul-Inventar, Werkzeug, Hotel-Ausstattung, Fahrzeuge oder Medizingeräte – Inventarisierungssoftware ist ein echter Booster in Sachen Inventarverwaltung.